Poukisa Pran Minis Reyinyon Konsèy Reyinyon?
Gen aktyèlman plizyè rezon pou pran ak anrejistreman minit nan reyinyon antrepriz ou.
Rezon ki fè premye ak pi enpòtan pou pran minit nan reyinyon se pou gen yon dosye de sa ou te deside. Mwen te chita nan sou reyinyon konsèy kote pa gen moun te kapab sonje yon desizyon ki fèt pa tablo a kèk mwa de sa. Èske w gen yon bagay nan ekri pou biznis ou,
Rezon ki fè dezyèm pou minis rèstriktirasyon se pou objektif fidisyè ak responsablite. Manm Komisyon Konsèy yo nan yon pozisyon nan konfyans. Yo ap pran desizyon sou lajan envesti pa aksyonè antrepriz, epi yo bezwen pou kapab pwouve yo te aji anpil, nan enterè ki pi bon nan sosyete a, ak san konfli enterè yo . Gen kèk minit reyinyon konsèy ede tablo a pwouve ke yo te aji nan bon konfyans epi evite responsablite pèsonèl pou aksyon yo.
Rezon ki fè twazyèm lan se pou rezon taks. Yon sosyete se yon antite separe de aksyonè endividyèl yo. Pou asire ke ou ap kenbe ke separasyon, minit reyinyon konsèy bay yon dosye.
San yo pa yo, IRS yo oswa ajans leta yo kapab negate estati taks la nan biznis la. Yon sosyete ki pa montre li ap aji kòm yon antite ki separe de mèt pwopriyete yo ka kreye yon sitiyasyon taks difisil.
Genyen yon balans pou biznis yo fè efò pou ant fè manm konsèy asire w ap fè devwa yo epi yo te pwoteje, kont long, reyinyon tablo vigil ki tan manm dechè.
Nou pral adrese balans sa a nan atik sa a.
Koulye a, ke nou te diskite rezon ki fè yo pou yo pran minit reyinyon konsèy, isit la se kèk erè biznis fè, ak kèk panse sou kòman yo korije yo.
Pa Kreye ak Distribye yon Agenda Anvan Reyinyon an
Yon lòt gwo erè ki te fèt pa kòporasyon yo nan reyinyon konsèy yo pa mete yon ajanda anvan reyinyon an epi yo pa distribiye ajanda a, ak dokiman ki enpòtan anvan reyinyon an. Ajanda a ta dwe gen ladan kantite espesifik tan pou chak atik sou ajanda a. Èske w gen yon ajanda espesifik pa sèlman fè reyinyon an kouri plis fèt san pwoblèm, men li pèmèt tablo a (ak nenpòt moun li lekti minit yo pita) konnen enpòtans relatif la nan chak atik sou ajanda a.
Sa pa vle di yon bagay pa ka vini sou ajanda a si li enpòtan e ijan, men atik yo ka ajoute nan ajanda a pa vote. Ak anpil ki nan ijan yo ta dwe okipe pa ekzekitif yo, pa tablo a.
Ki manke Pati ki enpòtan nan reyinyon yo reyinyon Komisyon Konsèy la
Modèl la pou minit reyinyon konsèy la ta dwe gen ladan:
- The dat, lè, ak kote reyinyon an
- Kòmanse ak fini tan, ak tan attribué atik espesifik sou ajanda a
- Ki kalite reyinyon konsèy administrasyon - regilye, espesyal oswa anyèl (tout eta mande pou kòporasyon yo gen yon reyinyon anyèl)
- Ki moun ki te prezan, avize direktè, envite, ak manm pèsonèl la, e ki manm konsèy yo pa t prezan. Non moun ki vini an reta oswa kite bonè yo dwe te note.
- Presize si yon kowòm prezan. Yon kowòm anjeneral egzije pa antrepriz pa-lwa yo pou nenpòt ki vòt yo dwe pran. Kondisyon kowòm lan anjeneral plis pase mwatye manm yo. (Pou yon tablo nèf manm, pou egzanp, senk manm yo dwe prezan pou yon kowòm).
- Si yo bay komite oswa lòt moun prezantasyon yo, yo enkli non ak tit prezantatè yo.
Reyinyon Minè Twò Espesifik
Pwobableman ankadreman yo erè pi gwo fè se mande pou detaye enfòmasyon sou diskisyon (pafwa agiman) ak pwosesis. Reyinyon yo ta dwe reflete rezilta desizyon yo, pa moun ki te di sa nan diskisyon an. Ann di konsèy ou a vote sou yon mosyon pou vann yon nouvo liy pwodwi.
Minit yo reyinyon yo ta dwe di: "Mouvman yo ajoute yon liy nouvo nan epis santi bon. Mouvman regle epi apwouve, ak sa yo-yo ak pou sa dissenting." Si gwoup la te gen yon diskisyon, ou ta dwe anrejistre longè diskisyon an ak rezime li, men ou pa bezwen ale nan detay sou diskisyon an.
Minit ki pa espesifik ase
Nan lòt bout nan spectre a, kèk minit yo pa espesifik ase yo bay enfòmasyon epi kenbe manm yo soti nan pwoblèm. Si desizyon an pa te inanim, yon dosye nan ki manm konsèy dwòg, ki refize (ak nòt si refansyon an te paske nan yon konfli potansyèl nan enterè).
Pandan ke ou pa bezwen ekri kou-pa-kònen nan chak diskisyon, oswa ki te di sa. Men, ta dwe gen ase enfòmasyon nan minit yo nan reflete lespri a nan diskisyon an.
Komisyon Konsèy Reyinyon Twò Long
Pa gen moun ki renmen reyinyon long, men gen kèk fason pou diminye reyinyon an ak minit yo. Ou ka vle sove tan pou reyinyon an lè ou kreye yon ajanda konsantman. Fondamantalman, ajanda sa a se yon lis pwoblèm ki ka fè fas ak byen vit san diskisyon. Lis la ta ka gen ladan minit nan reyinyon anvan an, finansye, ak rapò ki soti nan komite oswa CEO la.
Ajans konsantman an, ak rapò yo ak lòt enfòmasyon, dwe distribye anvan reyinyon an pou manm yo gen yon opòtinite pou yo li yo. Lè sa a, nan reyinyon an, ajanda konsantman an se yon pati nan pwosesis reyinyon an. Nenpòt manm konsèy la ka ogmante yon kesyon oswa enkyetid konsènan ajanda konsantman an, men si pa gen okenn pwoblèm, yo ka vote konsantman tout konsantman an nan yon sèl fwa.
Kalite ki mal nan desizyon
Yon tablo antrepriz pran desizyon sou politik an jeneral. Desizyon yo jou-a-jou yo fèt pa ekzekitif sosyete a ki baze sou ki politik. Pafwa ankadreman ankadreman epi eseye pran desizyon ki pi bon kite nan jesyon an.
Pa apwouve minit yo
Li nan tante, nan ajitasyon an ak ajitasyon nan reyinyon konsèy, pou bliye apwouve minit yo. Men, li enpòtan pou asire ke minit yo kòrèkteman reflete tou de lèt la ak lespri nan reyinyon an. Minit yo konsidere kòm "bouyon" jiskaske apwouve.
Pa kenbe dosye nan reyinyon minit
Apre tout pwoblèm nan ou ale nan yo nan lòd yo kenbe bon minit pou sosyete ou, pa bliye kenbe minit reyinyon antrepriz ou yon kote ki an sekirite ak aksesib. Fikse yon pwosesis pou kenbe minit nan yon dosye dosye antrepriz, oswa "nan nwaj la", nan yon dosye modpas-pwoteje.
Bliye pou rekonèt wòl Sekretè Corporate la
Pifò nan devwa ki gen rapò ak minis antrepriz vini anba domèn sekretè sosyete a. Lè yon bon sekretè antrepriz se yon atis, epi moun sa yo souvan yo pa rekonèt ase. Di "di ou mèsi" bay moun sa a regilyèman.
Pa enkli yon avoka kòm yon Konseye nan Konsèy Administrasyon ou a
Enfòmasyon sa a nan atik sa a pa gen entansyon pou taks oswa konsèy legal, ak otè a se pa yon avoka. Si sosyete ou an se prive oswa piblik (avèk piblikman komèsyal pataje), ou ta dwe gen yon avoka ki konseye ou sou kòman yo pran minit antrepriz, epi yo dwe nan prezans nan reyinyon konsèy enpòtan pou asire ke ou menm ak tablo ou yo pwoteje.