Anvan ou prepare ak distribye fòm W-2 yo

01 - Asire w ke ou gen Travayè kòrèkteman klase kòm Anplwaye

Yon anplwaye se yon travayè ki fè travay nan direksyon yon patwon. Anjeneral, nenpòt ki moun ki fè sèvis pou yon òganizasyon se yon anplwaye si òganizasyon an ka kontwole kisa yo pral fè ak kijan li pral fè.

Nan lòt men an, yon kontraktè endepandan se yon moun oswa biznis ki bay sèvis nan yon lòt moun oswa biznis. Kontraktè endepandan an se yon antite biznis separe epi li pa konsidere yon anplwaye. Gen kèk egzanp kontraktè endepandan yo se konsiltan, ajan, oswa koutye. Travay kontraktè endepandan yo souvan okazyonèl oswa pa esansyèl nan biznis la; pou egzanp, yon sèvis netwayaj, processeur pewòl, oswa sèvis IT.

Li plis sou klasifye travayè yo kòm anplwaye oswa kontraktè endepandan , epi konsilte yon avoka travay pou asistans.

02 - Tcheke Distribisyon ak Dat Dosye pou Ane aktyèl la

De etap yo patisipe nan pwosesis W-2 la. Premye etap la se distribye fòm W-2 yo bay anplwaye yo. Dezyèm etap la se ranpli fòm sa yo ak Administrasyon Sekirite Sosyal la. (SSA)

Dat limit pou distribisyon bay anplwaye yo ak depoze SSA a se 31 janvye ane annapre a. Sa a se yon nouvo delè pi bonè pou yo ranpli SSA a pou ede evite fwod taks. Li plis sou dat limit W-2 ak 1099 yo.

Asire w ke ou bay anplwaye fòm yo byen bonè nan mwa janvye, pou yo gen tan yo revize yo, yo anpeche erè.

03 - Tcheke Fòm W-4 Anplwaye yo

Anplwayè yo oblije gen yon fòm W-4 nan dosye pou tout anplwaye yo toutan. Fòm W-4 gen ladan enfòmasyon ki nesesè pou detèmine kantite lajan yon taks sou revni federal anplwaye a, lè l sèvi avèk kondisyon matrimonyal, kantite depandan, ak nenpòt lòt kantite lajan yo dwe kenbe.

Fòm W-4 yo dwe ranpli nan anboche ak nan nenpòt ki lè anplwaye a vle fè yon chanjman. Anplwaye a ta dwe chanje fòm W-4 la si enfòmasyon pèsonèl anplwaye a (ki gen ladan kondisyon matrimonyal ak kantite depandan) chanjman oswa si adrès anplwaye a chanje. Anplwaye a ka chanje fòmilè W-4 a nenpòt ki lè pou chanje kantite lajan an .

Chak ane anvan fen ane a, anplwayè yo ta dwe mande tout anplwaye yo revize fòm W-4 la pou asire ke enfòmasyon pèsonèl la egzak.

Fè sèten anplwaye gen enfòmasyon egzat ak aktyèl sou Fòm W-4 la ap ede ou prepare ak distribye fòm W-2 yo.

04 - Ranmase Enfòmasyon sou Pewòl pou Fòm W-2 yo

Premyèman, ou pral bezwen kèk enfòmasyon debaz sou konpayi ou pou tout fòm W-2:

• Nimewo anplwayè konpayi ou an
• Non, adrès, ak Kòd postal nan biznis la
• Ak nimewo idantifikasyon taks sou konpayi ou an

Lè sa a, ou pral bezwen ranmase enfòmasyon sou chak anplwaye, tou de enfòmasyon pèsonèl ak enfòmasyon pewòl:

• Non ak adrès anplwaye ak nimewo sekirite sosyal oswa lòt nimewo ID taks
• Kantite lajan anplwaye sa a: salè total, konsèy, ak lòt konpansasyon
• Kantite lajan taks federal te kenbe
• Salè sekirite sosyal (jiska kantite lajan maksimòm Sekirite Sosyal pou ane a)
• Medicare salè ak konsèy ak taks Medicare te kenbe, ki gen ladan lòt taks Medicare pou anplwaye ki gen revni.
• Alokasyon konsèy anplwaye yo peye
• Benefis swen depandan yo peye, ak lòt benefis ki peye taks bay anplwaye a
• Pou chak eta kote anplwaye a te travay, salè eta yo ak konsèy yo te peye ak taks sou revni eta a te kenbe
• Salè lokal yo ak konsèy yo peye ak taks sou revni lokal yo te kenbe.

05 - Revizyon W-2 Pwosesis - Ki jan yo pral kreye W-2 a?

Si konpayi ou se nouvo nan tretman pewòl, oswa si sitiyasyon pewòl ou chanje dènyèman, li se yon bon lide yo revize pwosesis la pou jwenn, ranpli, ak distribye rapò a nan ane a anplwaye yo. Ou ka jwenn fòm W-2 ki sòti nan yon magazen ekipman biwo, CPA ou, ki soti nan lojisyèl taks oswa kontablite, oswa nan IRS la.

Remak: Ou pa ka telechaje W-2 fòm nan IRS la oswa lòt kote sou entènèt la. Kopi A nan fòm W-2 la se nan yon koulè espesifik nan lank wouj epi yo pa kapab double. Ou dwe ranpli fòm IRS espesifik nan kopi A ak Administrasyon Sekirite Sosyal (sa a se kopi ou kenbe ak dosye ak Sekirite Sosyal nan fen fevriye).

Men kèk opsyon pou prepare W-2 fòm:

• Sèvi ak lojisyèl kontablite . Si ou gen sèlman yon anplwaye kèk epi ou itilize lojisyèl kontablite, ou ka kapab achte yon ajoute-sou pou prepare fòm W-2 lè l sèvi avèk lojisyèl sa a.
• Sèvi ak lojisyèl preparasyon taks. Si ou itilize youn nan pwogram lojisyèl preparasyon taks komen yo, swa sou entènèt oswa nan yon vèsyon Desktop, epi ou te achte vèsyon biznis sa a lojisyèl, tcheke pou wè si W-2 pwosesis enkli. Shirley Elmblad, Gid pou Software Finansye, gen yon atik sou revize lojisyèl taks
• Sèvi ak achte W-2 fòm . Konpayi yo konpayi ekipman pi gwo yo te pre-enprime W-2 fòm pou itilize ak lojisyèl sou yon CD ki pèmèt ou antre enfòmasyon an pou fòm sa yo manyèlman epi enprime yo soti sou enprimant ou.

Kèlkeswa kote metòd ou itilize pou ranpli ak enprime W-2 fòm yo ta dwe gen tou fòm W-3 transmisyon yo .

06 - Deside kijan pou distribye fòm W-2 pou anplwaye yo

Yon fwa ou te kreye fòm W-2, desizyon pwochen ou an se ki jan yo distribye yo bay anplwaye yo. Sonje ke dat limit pou distribisyon fòm W-2 bay anplwaye yo se 31 janvye nan ane apre ane fiskal la. Pou egzanp, anplwayè ki te oblije distribye 2016 taks ane W-2 yo gen jiskaske 31 janvye 2017, yo distribye yo.

Ou gen de opsyon pou distribye fòm W-2 enprime anplwaye yo: swa voye yo oswa distribiye yo bay anplwaye yo nan moun. Si yon anplwaye chwazi fòm W-2 yo an pèsòn, ou ka vle siyen anplwaye a ke yo te ranmase fòm lan pou evite kesyon sou si wi ou non sa a te fè.

07 - Tcheke pou erè anvan ou voye Fòm W-2 pou Anplwaye yo

Pou minimize pwoblèm epi pou re-voye fòm W-2, tcheke fòm W-2 yo pou erè, lè l sèvi avèk lis sa a. Komen W-2 erè yo enkli lè l sèvi avèk fòm ane a mal, li pap mete enfòmasyon, mete enfòmasyon nan bwat ki mal, epi li pa sispann sispann Sekirite Sosyal nan maksimòm lan.

08 - Manyen demann anplwaye pou fòm W-2 kopi yo

Anplwaye souvan twouble oswa pèdi fòm W-2 epi yo kapab vini nan depatman pewòl ou an pou mande yon kopi kopi fòm W-2 yo. Anvan ou distribye fòm W-2, konsidere kijan ou pral fè fas ak demann sa yo:

• Si ou te enprime fòm yo intern, ou ka tou senpleman reprimande fòm W-2 la epi bay li oswa voye lapòs bay anplwaye a.
• Si fòm sa a te prepare pa yon sèvis pewòl deyò, yo ka chaje w pou pri represyon ak poste fòm lan. Ou ka vle chaje anplwaye pou yon fòm premye kopi, oswa yon dezyèm kopi nan yon ane (bagay sa yo rive!).

Kèlkeswa sa ou deside, li se yon bon lide yo kominike politik ou konsènan kopi fòm anplwaye yo. Èske w gen yon chaj pou fòm kopi ka sanble ekstrèm, men li ta ka koupe desann sou ki kantite pèdi fòm ke ou gen fè fas ak.

09 - Fòm W-2 ak W-3 ak Administrasyon Sekirite Sosyal la

Aprè ou te deside kouman pou prepare fòm W-2 yo epi yo te distribiye fòm sa yo bay anplwaye yo (pa 31 janvye ane apre ane fiskal la), desizyon kap vini an se pou detèmine kijan pou ranpli fòm sa yo avèk Administrasyon Sekirite Sosyal (SSA) .

Tout fòm W-2 dwe depoze nan Administrasyon Sekirite Sosyal la, ansanm avèk yon fòm W-3 ki transmèt. De opsyon pou soumèt fòm sa yo:

• Ou kapab depoze sou entènèt nan seksyon biznis sèvis sou entènèt nan sit entènèt sosyal sekirite. Ou pral gen enskri an premye, Lè sa a, ranpli fòm ki apwopriye sou entènèt la. Si ou ranpli sou entènèt ak BSO a, ou pa bezwen mete fòm W-3.
• Ou ka poste tou fòmilè fòm W-2 yo ansanm ak Fòm W-3 nan Administrasyon Sekirite Sosyal.

Isit la se plis enfòmasyon sou fason pou prepare yon fòm W-3 .

10 - Tcheke Règleman Eta a pou Distribisyon W-2 Fòm

Lè w ranpli yon fòm W-2 pou yon anplwaye, yon pati nan fòm sa a (kopi 1) yo deziyen pou soumèt nan eta kote anplwaye a ap travay. Si anplwaye a ap travay nan plis pase yon eta, ou pral oblije soumèt yon kopi fòm W-2 nan chak eta.

Chak eta gen diferan kondisyon pou soumèt fòm W-2 ak nenpòt fòm transmisyon. Tcheke avèk otorite fiskal eta ou a oswa depatman revni eta a pou aprann kondisyon eta a.

MIZAJOU: Anpil eta ap konfòme avèk nouvo delè 31 janvye pou ranpli W-2s ak SSA.

Li plis sou taks pewòl leta yo.