Deside si ou reyèlman bezwen yon reyinyon
Premyèman, deside si planifye yon reyinyon se reyèlman nesesè.
Oftentimes, nou panse de yon reyinyon fòmèl kòm pi bon fason yo pataje enfòmasyon oswa diskite sou yon sijè. Men, si nouvèl ou ka delivre via imel oswa apèl konferans, oswa jis pa rasanble yon kèk moun nan biwo ou pou 15 minit, Lè sa a, sote reyinyon an fòmèl.
Sèlman envite moun ki reyèlman bezwen yo dwe la
Tout tan tout tan envite nan yon reyinyon ak sezi - mwatye nan - poukisa ou la? Pa gaspiye tan lè yo envite yo nan yon reyinyon ke yo pa bezwen ale nan. Sa pa pral yon reyinyon efikas. Èske yon moun ki soti nan kontablite bezwen prezan nan reyinyon an pou reponn kesyon bidjè yo? Lè sa a, envite yon sèl moun ki soti nan kontablite ki adapte pou travay sa a.
Si yon kolèg oswa sipèvizè bezwen enfòme sou sa ki te diskite nan yon reyinyon, ou pa bezwen envite yo nan reyinyon aktyèl la. Senpleman prepare yon rezime reyinyon epi voye li bay yo apre sa. Yo pral apresye tan ekonomizeur la epi ou gen asirans la ke - paske ou mete enfòmasyon an alekri - yo ke yo konplètman enfòme nan diskisyon.
Voye eskandal Reyinyon
Lavi se okipe ak kalandriye byen vit vin rezerve ak aktivite pwograme. Voye yon reyinyon reyinyon swivi de jou anvan reyinyon an. Sa a pral konfime moun sa yo ki reponn yo ke yo ta nan prezans ak tou pèmèt ou konnen davans nan tan si orè te chanje ak patisipan kle pa ka fè tan an reyinyon pwograme.
Fè yon Agenda
Pou planifye reyinyon efikas, ou dwe premye plan ki pral diskite. Ki objektif reyinyon an? Ki sa ou ap chèche akonpli? Devlope yon ajanda reyinyon devan yo nan tan epi distribye li nan patisipan yo. Endike dat la kòmanse epi mete yon lis kout nan sijè yo dwe adrese. Pa bog desann reyinyon pwòp ou a ak yon ajanda long, detaye detaye. Endike nan non nenpòt moun ki pral responsab pou rapòte sou yon zòn espesifik.
Fè klè sou espwa yo
Lè ou premye voye notifikasyon nan reyinyon an, dwe klè sou objektif li yo ak atant ou yo. Èske reyinyon an revolve alantou yon prezantasyon ak patisipan yo ta dwe prepare yo pran nòt? Oswa èske sa se yon sesyon brase kote patisipan yo dwe montre lide ak sijesyon yo?
Nan kèk kilti rèstriktirasyon, anplwaye yo sanble pou koute sèlman ak Lè sa a, tèt tounen nan espas travay yo. Nan lòt konpayi, anplwaye yo lib patisipe. Nan lye travay kolaborasyon jodi a, entèraksyon ak pataje ide yo pa sèlman akeyi nan reyinyon yo; li se souvan bi pou yo reyinyon an poukont li.
Kòmanse sou Tan
Si ou se moun ki tipikman montre moute pou reyinyon sou tan, Lè sa a, ou konprann ki jan fwistre li se lè reyinyon aktyèl la pa pral ale pou 15 minit jan folle glise nan sal la.
Ki sa ki inevitableman k ap pase se, ale pi devan, tout moun konnen ke reyinyon sa yo pa janm kòmanse nan tan pou tout moun kòmanse montre an reta. Pran chaj nan reyinyon ou. Kòmanse san pèdi tan nan tan an kòmanse bay yo. Fèmen pòt la epi kòmanse. Moun sa yo ki stragglers pral byen vit jwenn mesaj la yo ke yo ap rive anreta epi yo ta dwe sèlman fè ke erè yon fwa.
Kenbe li kout e senp
Pifò reyinyon yo chache pou yon èdtan lè - nan anpil ka - 30 minit oswa menm 45 minit ap sifi. Lè twòp tan se attribué, rezilta abityèl la se tan sa a gaspiye. Moun ki retade dèyè reyinyon an se sou oswa pase twò lontan sou yon atik ajanda bay. Kenbe reyinyon kout ak nan pwen an.
Rete sou Topic
Yon ajanda pou kont li pa pral kouri reyinyon ou avèk efikasite. Bwa nan ajanda a epi kenbe diskisyon soti nan pèdi wout sou tanjant.
Adrese nenpòt kesyon sou-sijè, ki deklare ke li se yon sijè pou yon lòt reyinyon, li pral adrese an prive, oswa renmen an. Pa gen moun ki renmen yon reyinyon runaway kote bi pou reyinyon an te pran yon backseat nan lòt konvèsasyon.
Pran pi piti reyinyon Deyò Sal konferans lan
Chita nan chanm nan konferans menm abitye sanble bò tab la menm abitye se jis sa - abitye. Pou ankouraje anplwaye yo kominike, panse kreyativite, epi yo gen diskisyon vivan, konsidere pran reyinyon an deyò nan sal la konferans estanda.
Konsidere reyinyon nan yon tab deyò si pidevan ak move tan pèmèt. Eseye rasanble nan yon zòn komen ki gen sofa ak tab ti olye pou yo yon tab konferans gwo ak chèz Swivel.
Pa bezwen pè pran yon apwòch diferan
Si apwòch la nan reyinyon an pa ap travay, pa bezwen pè yo chanje kou. Pou egzanp, si yon sesyon brase ap bay yon chanm trankil ak dyalòg anpil, chanje direksyon. Fè fleksib ak peye atansyon sou fason reyinyon an jeneral ap pwogrese.
Sèvi ak Teknoloji
Planifye pou itilize teknoloji pou kenbe patisipan angaje yo. Nan mond dijital jodi a, pifò moun yo itilize yo wè grafik oswa videyo sipòte pawòl yo tande. Fè apèl nan ki attitude ak enkòpore audiovisuals lè planifikasyon reyinyon ou.
Odinatè projetée sou ekran gwo ak prezantasyon Komisyon Konsèy Smart ki ankouraje entèraksyon se yon chanjman akeyi soti nan prezantasyon yo estanda Long PowerPoint.
Voye yon rezime reyinyon
Nan yon jou apre reyinyon an, voye yon rezime tou kout sou sa ki te diskite. Distribiye sa a via imèl bay tout moun ki nan prezans, moun ki te kapab ale nan reyinyon an, ak moun ki bezwen yo dwe enfòme. Tou enkli nenpòt atik aksyon, ki espesifye ki moun ki responsab pou chak atik kòm byen ke dat la akòz.