Òganizasyon se kle nan yon konferans siksè
Planifikasyon konferans diferan de lòt kalite planifikasyon evènman epi li gen ladan etap adisyonèl.
Konferans yo gen tandans pou gwo echèl evènman ki tipikman pran yon ane oswa plis pou planifye. Lis pou fè-ou yo ka gen ladan chwazi yon pidevan, chanm otèl anrjistreman, mete kanpe enskripsyon sou entènèt, sere moun kap pale, fè aranjman pou switann ospitalite, hosting yon sal ekspozisyon, reyinyon orè, manyen manje ak bwason ak plis ankò. Prepare yon gid planifikasyon konferans ki byen òganize ke kat etap yo se yon dwe-gen pou nenpòt ki planifikatè konferans siksè.
Etap sa yo pral ede w prepare yon gid planifikasyon konferans ki pral sèvi kòm yon plan pou planifye nenpòt konferans. Customize epi modifye gid ki baze sou evènman ou planifye epi kenbe li fèmen nan men. Lè yo prepare ak itilize byen, li pral byento vin zouti planifikasyon konferans ki pi enpòtan ou yo.
Kòmanse avèk pratik yo
Premye pati nan gid planifikasyon konferans ou ta dwe gen ladan Basics konsènan konferans lan:
- Dat ak lè evènman
- Kote Evènman (si li konnen)
- Objektif Evènman
Mete nenpòt lòt eleman li te ye, tankou dat altène oswa kantite patisipan yo.
Ki plan an?
Anvan ou antre nan planifikasyon eleman yo divès kalite nan yon konferans, ou oblije konnen ki sa eleman diferan yo epi ki kote yo anfòm nan konplo a an jeneral nan evènman ou.
Se konsa, pran peny ak pad oswa chita nan devan òdinatè a epi yo kòmanse ekri tout bagay ki vini nan lespri. Pa enkyete sou lis bagay yo nan lòd ki gen enpòtans oswa nan nenpòt ki sòt de sekans kwonolojik. Sa ap vini pita. Kounye a, ou pral esansyèlman pral élaboration yon vèsyon trè long ankò senp nan lis ou a-fè-a, ki pral kase nan diferan eleman kanpe-pou kont li yo dwe okipe endividyèlman pandan pwosesis planifikasyon an.
Seksyon sa a ka lis nenpòt nan bagay sa yo:
- Seleksyon Venue
- Seleksyon Hotel
- Reyinyon espas
- Ospitalite Ospitalite
- Konferans egzibisyon sal ak ti joupa
- Ouvèti seremoni
- Oratè / ekspozitè enskripsyon
- Patisipasyon patisipan yo
- Vwayaj aranjman
- Patisipan Badj
- Pwogram evènman
- Manje ak bwason
- Audio-vizyèl
- Anplwaye sit-la
Pran kèk tan siplemantè nan konpile lis sa a pou ou pa neglije anyen epi ale pi devan epi ajoute anyen ki vini pita sou. Ou pa dwe akable pa zòn yo anpil nan responsablite ki nan lis; bi a isit la se panse a tout bagay kounye a pou ou kapab planifye ak jere chak atik avèk efikasite.
Chwazi yon Venue
Yon fwa ou te detèmine lè konferans la dwe fèt epi yo gen yon konpreyansyon sou sijè ki abòde lan an jeneral nan evènman an, pwochen etap la se yo chwazi yon pidevan.
Tou depan de gwosè a nan konferans lan, ou ka kapab chwazi yon sèl pidevan pou tout bezwen konferans ou a, soti nan sal la egzibisyon nan reyinyon chanm, salè resepsyon, ak chanm otèl. Si konferans la twò gwo pou akomode nan yon sèl kote, chache yon pidevan ki nan distans otèl deyò oswa sit Restoration pou ke patisipan konferans pa gen pou vwayaje twò lwen navèt soti nan yon evènman konferans nan yon lòt.
Reflechi sou enskripsyon patisipan yo
Kouman yo pral patisipan enskri pou konferans sa a? Kouman yo pral resevwa konfimasyon anrejistreman? Kouman yo pral pwodwi tags yo pwodwi ak distribye nan konferans lan? Gid gid konferans ou a ap gen ladan repons pou tout kesyon sa yo epi yo ta dwe mete ajou yon fwa konferans pou konferans ap fèt.
Si se yon evènman espere trase gwo foul moun, Lè sa a, yon sistèm enskripsyon konferans sou entènèt se yon fason a ale.
Sistèm lan ka travay sou peman yo , anrejistre ak òganize lòt enfòmasyon ki enpòtan epi ede yo kreye rapò yo.
Ekspozan ak Konpozisyon egzibisyon Hall
Zòn Egzibisyon yo se yon karakteristik komen nan konferans, bay yon opòtinite pou patwone ak fournisseurs lwaye espas pou ankouraje pwodui yo ak sèvis yo. Sa a se tou yon opòtinite pou lame a konferans pote nan revni si prezante nan ekspozisyon efektivman ankouraje ak byen resevwa. Tou depan de gwosè konferans ou a, jere ekspozan yo ak sal egzibisyon yo pral mande pou plis tan ak resous pou planifye kòmsadwa.
Kòm te note pi wo a, sistèm sou entènèt enskripsyon konferans yo se fason ki pi bon yo swiv anrejistreman Se konsa, si w ap tann yon gwo kantite ekspozan, Lè sa a, konsidere enkòporan anrejistreman enskripsyon nan sistèm enskripsyon patisipan ou. Ekspozan ap bezwen tou sa ki annapre yo:
- Badj ekspozan
- Kat jeyografik nan sal konferans ak nimewo izolwa yo ki nan lis la
- Manyèl pou izolwa egzibisyon mete kanpe ak kraze
- Distribisyon izolwa kontra
- Lis vandè lokal yo disponib pou ede ak lokasyon ak sèvis egzibisyon yo
Kòm planifikatè a konferans , ou pral responsab pou anbochaj sekirite asire sekirite nan materyèl ki sitiye nan sal la egzibisyon.
Planifye Detay yo Konferans
Avèk kèk nan responsablite yo ki pi gwo anvayi, tankou seleksyon pidevan konferans ak enskripsyon patisipan, ou ka chanjman konsantre ou a planifye detay yo nan konferans lan. Kòm se ka a ak planifikasyon yon evènman nan nenpòt nati, òganizasyon se esansyèl kòm se atansyon sou detay.
Koulye a, se lè a rale soti ki lis lesiv long nan fè-fè atik ke ou mete ansanm nan kòmansman an nan pwosesis planifikasyon konferans lan. Gade nan lis la epi fè chanjman oswa ajoute jan sa nesesè pou reflete dènye travay ak responsablite yo. Next mete atik sa yo nan lòd kwonolojik, kòmanse ak atik ki kapab oswa yo dwe ranpli byen lwen an davans. Pa egzanp:
- Liv blòk nan chanm otèl
- Rezèv sal espas egzibisyon
- Rechèch sou entènèt enskripsyon sistèm konferans
- Plan plan maketing konferans
Kòmanse nan kòmansman an epi ale nan la. Pou chak detay ki dwe gen tandans, genyen ladan yo yon suivi pou asire ke kontra yo siyen epi resevwa. Kòm dat konferans la tou pre, atik aksyon ou yo ap gen ladan travay kout tèm tankou:
- Chwazi koulè konplo ak dekorasyon
- Fè aranjman floral
- Chwazi meni
- Fè aranjman pou transpòtasyon ayewopò pou moun kap pale oswa VIPs
Konsidere gid plan konferans ou kòm manyèl ale-a pou tout bagay ki enkli nan planifikasyon yon konferans, kèlkeswa jan ti. Gid sa a pral vin tounen yon zouti enpòtan anpil ki pa pral sèlman kenbe ou òganize ak nan orè men yo pral kalme nè yo kòm apwòch yo dat gwo epi ou kesyon si ou te bliye yon bagay.