Etap pou jwenn pidevan Evènman pafè
Si ou sipoze ke ou te deja idantifye ki kalite evènman ou ap planifye ak objektif li yo, gen anpil lòt faktè yo dwe konsidere kòm ou kòmanse pwosesis la nan chwazi pidevan nan tèt li.
Sa ki anba la a plan sa a ap ede gide ou atravè etap nan chwazi espas ki la pafè evènman.
Idantifye Odyans sib ou epi konnen Lis Guest ou
Lè planifikasyon pidevan pou yon evènman, youn nan moso enfòmasyon ki pi enpòtan ou dwe konnen se ki envite ou yo pral ak konbyen ou espere ale nan. Pandan ke kalite evènman an pral sètènman enfòme chwa a pidevan, youn nan pi gwo faktè yo limite pou yon espas evènman se kapasite li yo. Asire ou ke ou konnen omwen yon estimasyon egzat (li kapab yon seri) nan kantite envite tankou sa a pral imedyat limite opsyon pidevan ou a. Ou ta dwe konsidere tou odyans ou. Asire w ke pidevan a reflete pa sèlman evènman an tèt li, men envite yo 'gou ak atant.
Idantifye Dat Evènman
Tcheke kalandriye w paske timing pral enfliyanse anpil desizyon, ki gen ladan pidevan ou nan chwa. Apre lis envite ou, dat la nan evènman ou yo pral pwochen faktè a limite.
Tou depan de ki kalite evènman ou ap planifye, ou ka jwenn ke ou swa gen yo dwe fleksib ak dat evènman ou a jwenn pidevan a ou vle oswa ou pral gen yo dwe fleksib ak chwa pidevan ou yo nan lòd yo jwenn dat ou vle. Ou ta dwe kòmanse planifikasyon pidevan konnen kote ou oswa kliyan an yo fleksib.
Men kèk kesyon pou w konsidere:
- Kilè envite ou yo gen plis chans ale nan ki baze sou orè yo?
- Ki sa ki avni gen espas apwopriye ak ki disponib pou tan sa yo?
- Lè se tan ki pi bon pou ekip jesyon ou a kenbe evènman an?
Kalkile bidjè ou
Avèk yon bidjè ouvè, nenpòt moun ka planifye yon gwo evènman epi gen yon seleksyon enfini nan chwa pidevan yo. Men, plis pase chans, resous finansye ou yo limite epi ou ta dwe konnen depi nan konmansman an nan sa ki limit finansye ou yo - menm si bidjè evènman ou an se senp yon estimasyon ballpark oswa ranje. Yon planifikatè evènman ka toujou planifye yon gwo evènman nan yon bidjè ki rezonab.
- Èske avni yo tonbe nan bidjè ou paramèt pou depans espas, teknik ak Catering?
- Eske ou te negosye yon to favorab pou sèvis epi demontre valè wòl ou a?
- Eske ou te pèmèt fleksibilite nan bidjè ou nan depans lajan liy depase plan an?
Dimansyon soti diferan kote
Yon fwa nimewo lis envite yo ak dat evènman posib yo flèch, li enpòtan yo idantifye kote yo ka evènman an te fèt. ZANTRAY ak evènman oswa sant konferans yo se kèk nan espas yo evènman ki pi popilè pou evènman rèstriktirasyon ak resepsyon maryaj, men yo pa opsyon yo sèlman.
Sa a se yon tan yo dwe kreyatif nan panse ou. Konsidere bagay sa yo:
- Ki baze sou tèm reyinyon an, ki twa pi bon kote ki vini nan lespri?
- Ki kote envite ou ta pito ale nan reyinyon sa a?
- Ki sa ki pral pi bon pou envite ou a?
- Lòt pase yon otèl, ki kote inatandi ka ogmante pousantaj RSVP a?
Jwenn bon jan kalite espas Espas
Pidevan ou chwazi a dwe gen yon espas ki apwopriye pou kalite evènman ou planifye a. Èske evènman ou mande pou yon etaj dans? Eske ou bezwen yon sistèm PA? Ki sa ki sou yon oratè oratè a oswa yon ekran pwojektè? Ki sòt de konfigirasyon tab ou bezwen? Anplis de sa nan konsidere kalite sa yo nan kesyon, isit la yo se kèk nan kesyon ki pi wo planifikasyon pidevan mande tèt ou:
- Èske pidevan a evènman satisfè kritè espesyal nan pwogram ou a oswa evènman?
- Èske pidevan a akomode pwodiksyon ou, amizman, A / V, son, ak lòt bezwen teknik?
- Èske kondisyon etablisman an reflete estanda ki wo nan òganizasyon w lan?
Konsidere Sèvis Venis ak Restriksyon yo
Anplis de sa nan jwenn kalite a dwa nan espas evènman, ou pral vle gade nan kalite lòt sèvis yo ofri nan pidevan a epi deside valè yo nan evènman ou. Gen kèk avni ap gen yon lis machann pi pito kote ou dwe travay pou jwenn vandè oswa founisè pou lòt sèvis. Lòt avni gen restriksyon sou dekorasyon oswa lòt aspè sou evènman nan tèt li. Kèk kesyon pou mande yo:
- Sa a pidevan ofri opsyon pakin bon oswa Valet?
- Sa a pidevan ofri sekirite?
- Pidevan sa a ofri sèvis adisyonèl tankou Restoration, aranjman floral, twal fenèt ak tab pou lokasyon, elatriye?
- Sa a pidevan gen yon konfigirasyon ak netwaye ekipaj?
- Sa a pidevan mete restriksyon sou sa lòt vandè ou travay ak?
- Sa a pidevan gen manje ak bwason minimòm?
Konsidere Repitasyon Venue
Yon repitasyon pidevan a pou sèvis se kritik. Sa a se souvan diferans ki genyen ant kenbe yon evènman bon ak pwodwi yon gwo evènman. Fason yon pidevan jere fasilite li yo, anplwaye, ak kliyan yo ap toujou sonje. Pou jwenn yon sans pou valè repitasyon pidevan a, konsidere kesyon sa yo:
- Ki sa ki se fonksyon an nan manadjè a konferans, Manadjè Restoration, oswa egzekitif chef?
- Èske jesyon an trete ou tankou yon kliyan VIP oswa menm jan youn nan pwogram miltip?
- Konbyen fleksibilite se pidevan a vle pou yon ekstansyon pou ou?
- Èske yo gen temwayaj oswa revizyon ki disponib?
- Èske pidevan yo ofri foto nan evènman ki sanble ak ou?
Orè yon vizit Venue
Sòf si lojistik ak tan absoliman anpeche li, chak planifikatè evènman ta dwe fè yon enspeksyon sit anvan kontra nenpòt pidevan. Foto ka trè itil, men gen anpil aspè ki ka sèlman evalye nan moun. Mande pou yon toune nan pidevan a ki gen ladan tout bagay soti nan pakin nan antre a ak espas ki la evènman nan twalèt yo. Ou pral kontan ou te fè!
Mete ladan l Preferences Kliyan
Nan fen jounen an, planifikatè evènman yo dwe prezante rekòmandasyon pidevan yo nan kliyan yo (si se yon kliyan entèn tankou konpayi ekzekitif oswa jesyon oswa yon kliyan ekstèn) epi jwenn apwobasyon. Kesyon an sèlman mande tèt ou ak konsidere kliyan an pandan faz nan planifikasyon pidevan se pral kliyan an apwouve rekòmandasyon mwen (yo)? Nan lòd pou kapab reponn kesyon sa a ak kèk konfyans, ou dwe asire w ke ou konprann atant kliyan an ak preferans depi nan konmansman an.