Li esansyèlman konferans lan anvan konferans lan.
Pou moun ki pa kapab fè reyinyon souvan, yon reyinyon pre-kon ka sanble pa alèz oswa gòch nan premye paske li ka gen ladan tèm nouvo oswa lang, tankou "evènman rezime" oswa "lòd evènman bankè."
Ki sa ki ta dwe Evènman Planifikatè atann de yon pre-kon?
Yon pre-kon se yon reyinyon ki te fèt ak machann evènman ak founisè kote evènman an oswa pwogram yo pwograme yo pran plas. Li fèt anjeneral youn oubyen de jou anvan evènman aktyèl la ak diferan de mache a ki rive nan jou a nan yon evènman.
Gen kèk moun ki ka asosye reyinyon pre-kon ak planifikasyon pi gwo konferans, konvansyon, kongrè ak pwogram ankourajman. Sepandan, li se tou komen yo kenbe yon reyinyon pre-kon pou seminè ak lòt evènman espesyal.
Kisa pou atann pandan yon reyinyon Pre-Con
Reyinyon an pre-kon pèmèt evènman planifikatè a yon opòtinite yo revize tout lojistik final pou yon pwogram bay ak ekip la jesyon founisè ki patisipe nan pwogram nan.
Tipikman, se yon reyinyon pre-kon kowòdone ak pwograme pa manadjè sèvis konferans pidevan a. Li oswa li pral envite administratè nan divès zòn ki patisipe nan evènman an yo revize lojistik yo nan wòl patikilye yo pou yon evènman.
Sa a se yon tan ekselan pou reyinyon an oswa evènman planifikatè etabli yon rapò ak tout moun ki enplike.
Pandan pre-kon la, li apwopriye pou planifikatè evènman an mete aksan sou kèk nan objektif kle yo nan evènman an, ki gen ladan enfòmasyon enpòtan sou òganizasyon an hosting evènman an, mesaj kle yo te transmèt nan evènman an, ak VIPs enpòtan.
Pre-Con se tan ki bon pou revize evènman an
Yon rezime evènman se ke yo rele tou espesifikasyon evènman. Li gen ladan tout enfòmasyon enpòtan sou yon pwogram oswa yon evènman, ki gen ladan detay sou pwogram nan tèt li. Atik sa yo ka gen ladan kèk oswa tout bagay sa yo: dat, fwa, kontak, patisipan pwofil, kontak ijans, manje ak bwason, transpò, enfòmasyon anbake, bòdwo, odyo / vizyèl, ak lòt bezwen espesyal.
Chak manadjè depatman pral revize konpreyansyon li sou evenman an , ki gen ladan detay ki enpòtan ak pwosedi tipik opere yo. Yo pral revize konpreyansyon yo sou kontra evènman an ak enfòmasyon yo te deja pataje sou lòd evènman yo fèt.
Reyinyon ak planifikatè evènman yo ta dwe sonje mande kesyon an detay ki gen rapò ak espesifikasyon evènman yo pandan tan sa a, tankou nivo pèsonèl ak non yo nan kontak kle pandan evènman aktyèl la nan tout zòn reprezante. Eleman kle nan diskisyon an pre-kon ka gen ladan yon revizyon nan:
- Manje ak bwason kondisyon
- Guest lis kondisyon pou sal (si li apwopriye)
- Konferans ak ekspozisyon montre egzibisyon komès
- Reyinyon chanm ak egzijans komès montre (plan plan)
- Kondisyon teknik, tankou elektrik ak telekominikasyon
- Detay sou plasman plent
Sa a se tan ideyal la pou fè nenpòt chanjman dènye minit. Malgre ke yo pa ka toujou renmen li, pifò fournisseurs ak founisè yo ap atann rezonab (ak rezonab) chanjman yo. Natirèlman, si pre-kon la pwograme pandan yon tan lè mete-up se nan pwogrè, konsidere fè yon enspeksyon chanm bonè asire ke tout bagay ap kouri fèt san pwoblèm.