W-4, I-9, Aplikasyon Job, Enskripsyon Eta, ak Plis
Premye responsablite ou pou dokiman ak règleman pou anplwaye nouvo vini imedyatman apre anboche. Anvan anplwaye a kòmanse travay epi li resevwa premye chèk li , li gen kèk fòm ou oblije fè anplwaye a ranpli. Fòm sa yo dwe ranpli pa chak anplwaye, selon lwa federal ak lwa eta a.
Nan pifò ka yo, ou pa bezwen retounen fòm yo ba nenpòt moun, men ou dwe kenbe yo. Lè fòm sa yo fin ranpli, ou ta dwe kenbe yo nan yon kote espesifik, disponib pou anplwaye ak lòt moun ki bezwen wè yo. Depatman Travay Etazini (anba Divizyon Salè ak Lè) gen kondisyon espesifik pou pewòl ak dosye pèsonèl ki dwe kenbe sou tout anplwaye yo.
Ajans federal, leta ak lokal yo kapab kontwole dosye anplwaye ou yo tou pou plizyè rezon, kidonk kenbe dosye yo enpòtan.
01 - Fòm W-4 pou lajan federal taks sou revni
Tout anplwaye nouvo yo dwe ranpli Fòm W-4 anvan yo resevwa premye chèk yo. Fòm sa a gen ladan enfòmasyon sou kondisyon matrimonyal, kantite depandan, ak deziyen kantite lajan adisyonèl. Li itilize pou kalkile retni pou taks sou revni federal yo. Ou pa oblije kenbe kopi tout fòm W-4, jis youn ki pi resan.
Anplwayè yo pa ta dwe bay anplwaye konsèy sou fason pou ranpli fòm sa a, men ou ka dirije yo nan yon atik IRS ki ede yo ranpli fòm sa a.
Asire ou ke ou itilize vèsyon ki pi resan fòm W-4 la. Koupon pou taks ak lwa 2017 te fè chanjman enpòtan nan tab depandans yo epi anplwaye yo ka vle chanje retni yo pou yo pa gen twòp taks yo te pran nan chèk yo. Ou ta dwe itilize fòm nan 2018 W-4 pou nouvo anplwaye yo ak pou anplwaye ki vle fè chanjman nan fòm yo.
Anplwaye yo ka chanje fòm W-4 yo osi souvan yo renmen. Pou egzanp, yon anplwaye ka resevwa yon bonis epi ou vle chanje retni. Li se responsablite ou kòm patwon-an pou kenbe tras de dènye chanjman an epi asire ke chèk anplwaye yo reflete volonte anplwaye-a pou kenbe.
02 - Fòm I-9 ak sistèm E-Verify pou Elijiblite pou Travay
Antan yon anplwayè, ou dwe dokimante elijiblite nouvo anplwaye pou travay nan peyi Etazini Dokiman ou dwe itilize se Fòm I-9 , Verifikasyon Kalifikasyon pou Travay, ki dwe ranpli nan chak nouvo anboche. Nouvo anplwaye a dwe bay dokiman nan (a) idantite ak (b) elijibilite travay.
Gen de etap nan pwosesis la I-9. Premyèman, anplwaye a ranpli fòm lan epi deklare ki idantite ak dokiman pou elijibilite travay yo pral itilize. Lè sa a, ou kòm patwon-an dwe gade nan dokiman sa yo epi asire yo adekwa epi apwopriye.
Ou dwe kenbe fòm sa a nan dosye anplwaye a, men ou pa bezwen voye li bay nenpòt moun. Si yon ofisye imigrasyon vini nan konpayi ou oswa vle enspekte dokiman anplwaye ou yo, fòm la se prèv ou ke ou verifye elijibilite travay anplwaye a.
Pi gwo anplwayè yo (avèk anpil anplwaye) kapab enskri pou sistèm E-Verify epi sèvi ak li pou verifye elijiblite nouvo anplwaye pou travay nan peyi Etazini. Sistèm lan itilize enfòmasyon sou Fòm I-9 pou konpare ak bazdone federal yo.
03 - Fòm Aplikasyon Job
Chak nouvo anplwaye dwe ranpli yon fòm aplikasyon pou travay, menm si moun sa a te deja soumèt yon rezime pou travay la. Fòm aplikasyon travay la gen enfòmasyon sou nouvo anplwaye ki ka verifye, tankou anplwayè anvan ak edikasyon. Li gen ladan tou deklarasyon plizyè aplikan an dwe siyen.
Yon deklarasyon sou fòm aplikasyon an ateste enfòmasyon sou aplikasyon an se verite epi kòrèk, pandan ke lòt deklarasyon pèmèt patwon-an fè chèk referans ak chèk background.
Gen yon fòm aplikasyon pou chak anplwaye ki pwoteje ou antan yon anplwayè ki soti nan yon aplikan ki fè reklamasyon fwod, e ki pèmèt ou pran aksyon si fòm aplikasyon an pa egzat.
04 - Deklarasyon Eta a ak Enskripsyon
Anplwayè yo dwe anrejistre anplwaye nouvo ak nouvo sistèm avètisman anbozi eta a; enskripsyon sa a pèmèt eta a kolekte peman sipò timoun nan anplwaye sa yo. Yon lis sistèm notifikasyon leta yo enkli nan atik sa a.
Chak eta ki kolekte taks sou revni gen kondisyon pou anplwayè yo rapòte epi peye taks sa yo. Kontakte depatman leta ou nan revni (oswa ekivalan) pou enfòmasyon sou fason pou anrejistre kòm yon anplwayè nan eta a. Ajans leta sa a ap ba ou enfòmasyon sou fòm ak egzijans pou kenbe pou rapòte ak pou peye kantite lajan ki pa depase yo.
Pou eta ki gen yon taks sou revni, ou pral bezwen dedwi taks sa yo nan salè anplwaye yo epi voye taks yo kenbe yo ba ajans leta ki apwopriye a.
05 - Yon lis pou anplwaye nouvo anplwaye yo
Isit la se yon lis 12-etap nan pwosesis anboche nouvo, kidonk, ou pa bliye anyen. Li enkli resevwa yon nimewo ID Patwon, (yon nimewo idantifikasyon patwon federal) ki enskri avèk IRS pou rapò sou taks ak peman, epi enskri avèk enstitisyon taks eta ou an (si taks sou revni eta a obligatwa). Lòt anrejistreman ak kondisyon yo tou ki nan lis.
06 - Yon Plis Bagay - Manyèl Anplwaye ou
Si biznis ou gen plizyè anplwaye, ou ta dwe gen yon manyèl anplwaye oswa règleman ak pwosedi manyèl. Yon manyèl ka gen ladan deskripsyon pwosesis ak benefis anplis regleman ak pwosedi yo.) Tout anplwaye nouvo yo ta dwe resevwa yon kopi liv sa a epi yo ta dwe siyen yo ke yo li ak konprann li.
Manyèl anplwaye a vin yon dokiman legalman obligatwa pou ou menm ak anplwaye ou yo. Èske w gen anplwaye yo li manyèl anplwaye a kapab ede anpeche anplwaye ki pa anmède, atant ekspozisyon, ak pwoblem posib.