Lè w òganize enplike nan yon anpil plis pase jis tronpe pil nan papye ak pousye nan dezord la ou gen sou biwo ou. Òganizasyon enplike nan kreye sistèm ak pwosedi pou tout pati diferan nan biznis ou; sa a gen potansyèl la ede w vin pi pwodiktif ak pwofitab. Ide ki anba yo gen ladan kèk nan pi bon fason ou ka vin pi òganize nan ti biznis ou. Eseye jis yon sèl pou amelyorasyon ralanti ak soutni oswa fè yon plan pou enkòpore yon nouvo pwosesis òganizasyonèl chak mwa nan biznis ou ane sa a.
01 - Pran kontwòl papye ak dokiman yo
Koulye a, ke ou gen yon pi bon lide sou ki kalite dokiman ou ap travay ak, li lè yo kreye - oswa amelyore - sistèm ou an ranpli biwo. Susan Ward mete ansanm yon gid itil pou kreye yon sistèm jesyon dokiman ki ka ede ou kreye oswa amize-melodi pwosesis papye ou epi jwenn li òganize.
Si ou deside li lè yo kòmanse deplase nan direksyon yon biwo papye ( li sa yo avantaj ak enkonvenyans ), Lè sa a, ou ka kòmanse pa analysis nan ak nimerik resi ou, lè l sèvi avèk sou entènèt faktur ak sèvis peman tankou FreshBooks, k ap deplase nan yon pwogram siyati dijital tankou DocuSign , ak lè l sèvi avèk Cloud la pou backup done ak achiv. Si ou kolekte kat biznis nan evènman pandan ane a, li ka tou yon bon lide yo envesti nan yon scanner biznis kat pou ou ka nimerik enfòmasyon kontak imedyatman ak twou kat papye yo.
02 - Sèvi ak Zouti Productivity Dwa yo
- Kontakte jesyon. Soti nan kenbe tras de kliyan ou yo sonje moun ou rankontre pandan y ap rezo, chak pwopriyetè ti biznis bezwen yon sistèm pou jere enfòmasyon kontak. Ou ka patisipe pou yon sistèm relasyon kliyan relasyon jere (CRM) tankou Salesforce, oswa pou pi piti jesyon echèl ou ka mete kanpe kontak ki egziste deja app ou pou travay pou biznis ou.
- Reyinyon ak kominikasyon. Si ou fè reyinyon fas-a-fas, sou telefòn la oswa atravè sèvis videyo chat, gen yon fason fè pwosesis la plis òganize. Ou ka sèvi ak yon sèvis tankou Fè pou jwenn reyinyon ou yo plis òganize - anvan, pandan ak apre.
- Kontablite ak kontablite. Òganize ak rasyonalize fason ou fakti, pran peman, epi jere cashflow ak zouti tankou Quickbooks Online, Xero ak Vag.
- Vwayaje ak depans depans. Ou ka itilize apps tankou èkspedya ak TripAdvisor fè plan vwayaj pi fasil. Lè sa a, yon fwa sou wout la, apps tankou Expensify ede ou swiv depans epi fè rapò lè ou jwenn lakay ou yon anpil plis òganize.
- Jesyon medya sosyal. Nou tout konnen konbyen tan yo ka gaspiye sou medya sosyal si ou pa ap apwoche li nan yon fason sistematik ak òganize. Se poutèt sa zouti tankou Hootsuite ak Buffer ka anpil valè pou pwopriyetè ti biznis yo.
- Imèl jesyon. Si ou itilize Gmail nan ti biznis ou, ou gen aksè a byen kèk ekstansyon Google ki ka byen vit jwenn bwat resepsyon ou òganize. Si w ap itilize yon lòt app imel, eseye SaneBox pou otomatik filtraj, rapèl ak plis ankò.
- Jesyon pwojè. Yon app jesyon pwojè bon pral ede ou swiv travay, dosye pataje ak kolabore ak koekipye tout nan yon sèl kote epi li kapab youn nan zouti yo pi byen ou ka itilize yo ka resevwa travay ou òganize. Eseye Basecamp oswa Asana pou yon solisyon jesyon pwojè tout-an-yon.
Pwodiktivite se yon pwosesis trè pèsonèl ak apps ou bezwen yo pral espesifik ou travay la ou fè ak fason ou gen tandans nan travay. Pran tan yo eksplore sa ki bezwen ou yo anvan enkòpore yon nouvo zouti nan pwosesis ou an. Ou ka pa bezwen anpil jan ou panse. Pou plis enspirasyon zouti pwodiktivite, li atik sa a ak 101 ti biznis pwodiktivite apps ak eksplore sa yo 27 tan-ekonomize apps .
03 - Jwenn òdinatè w lan òganize
Isit la se yon lis de bagay ou ka fè kounye a jwenn òdinatè ou òganize ak tounen nan fòm k ap travay:
- Netwaye Desktop ou. Gen yon koup nan fason ou ka ale isit la, epi li tout depann sou style travay ou ak ki jan ou itilize òdinatè ou. Ou ka debarase nan tout bagay soti nan Desktop ou eksepte pou bin fatra ou (sonje ke ikon yo app sou Desktop ou yo se jis rakoursi - tout nan apps aktyèl ou anjeneral ap viv nan folder aplikasyon ou). Oswa ou ka ajoute yon rakoursi kèk nan apps ki pi souvan ou itilize ak dosye. Mwen gen tandans lage nan direksyon opsyon nan premye, ale kòm senp tankou posib, men souvan lè l sèvi avèk Desktop mwen an pou aksè fasil nan dosye mwen kounye a ap travay sou. Lè sa a, mwen deplase yo nan kay pèmanan yo yon fwa mwen fini.
- Fikse yon sistèm ranpli dijital. Pale de bay dokiman ou yon kay pèmanan, sa a se kote ou kreye yon sistèm ranpli ki fè sans konplè sou ou pou ou ka jwenn dokiman ou bezwen yo lè ou bezwen yo. Gid sa a nan dosye ak folder òganizasyon bay yon kantite konsèy ekselan ede ou jwenn te kòmanse.
- Mizajou lojisyèl. Si se òdinatè w lan mete nan otomatikman enstale aplikasyon an ak dènye sistèm opere, gwo. Si se yon pwosesis manyèl pou ou, ou ta dwe tcheke pou dènye omwen bimèdtan depi anpil gen ladan plak sekirite. Lè sa a, yon fwa chak ane, revize vèsyon yo kounye a nan lojisyèl w ap itilize epi pran desizyon an si tan li yo ajou.
- Fè rechèch pou viris ak pwoblèm pèfòmans. Kèlkeswa ki kalite òdinatè ou genyen, tout nan yo ka jwenn viris oswa malveyan (wi, menm Macs!). Si ou gen yon òdinatè Windows ki baze sou, konsèy antretyen PC sa yo soti nan PCWorld ap ede ou kenbe òdinatè w lan an sante epi kouri fèt san pwoblèm.
- Verifye entegrite nan backup done ou. Ou fè bak done ou, dwa? Si ou pa, sote tout lòt bagay pou tan an epi fè yon sèl sa a an premye. Ou ka swa sèvi ak yon done ki baze sou nwaj Cloud ki baze sou tankou Carbonite, Backblaze oswa CrashPlan oswa ou ka itilize yon ekstèn kondwi difisil ke ou ploge nan òdinatè ou (mwen fè tou de). Avèk swa opsyon, konfigirasyon sèvis la oswa kondwi pou fè backups kontinyèl otomatik pou ou pa bezwen fè anyen manyèlman. Lè sa a, yon fwa oswa de fwa nan yon ane, ale nan sèvis backup ou oswa kondwi ak pike alantou asire ke tout bagay ki gen la ak aksesib ta dwe ou bezwen rale kopi nan òdinatè lokal ou a.
- Move bwat resepsyon ou. Anpil pwopriyetè ti biznis gen yon relasyon renmen-rayi ak bwat resepsyon imel yo. Yo renmen li paske li se yon zouti kominikasyon trè pwodiktif e efikas; ankò yo rayi li paske li ka byen vit jwenn soti nan kontwòl sa ki lakòz estrès nesesè . Gen bagay ou ka fè pou kenbe bwat resepsyon ou nan liy, tankou lè w itilize automatisation, senplifye sa ou resevwa nan yon baz chak jou, epi limite konbyen fwa ou tcheke imèl pandan jounen ou. Li atik sa a pou konsèy jesyon imèl ki pral fè bwat resepsyon ou yon pwodiktivite pwisan zouti epi yo pa yon gwo souse tan.
Konsèy ki anwo yo ap ede ou jwenn ti biznis ou plis òganize imedyatman, men sonje kouman bagay sa yo ka jwenn soti nan kontwòl. Pare aktivite sa yo ak yon rezolisyon pou fè yon revizyon rapid ak fasil nan papye ou yo, zouti pwodiktivite ak estati òdinatè yon fwa kèk nan yon mwa konsa ou ka rete òganize ak anpeche bagay sa yo soti nan rive nivo akablan nan dezorganizasyon.