Ki jan yo kreye yon sistèm jesyon dokiman pou ti biznis yo
Pou anpil biznis, konsantre nan jesyon dokiman se sou òganizasyon an ak depo nan dokiman yo. Yo vle pou kapab sere dokiman yo nan yon fason òganize ak sekirite ki toujou pèmèt dokiman yo dwe jwenn fasil.
Atik sa a pral montre w kouman pou kreye yon sistèm jesyon dokiman ki fè egzakteman sa.
Si ou tape "jesyon dokiman" nan nenpòt motè rechèch, ou pral jwenn lis long nan "solisyon" jesyon dokiman, anpil lojisyèl prezante oswa apps ki piblisite avantaj ki genyen nan gen yon biwo papye .
Dokiman jesyon dokiman oswa apps, sepandan, yo fèt yo amelyore manyen biznis ou a nan dosye elektwonik . Pwoblèm lan se ke anpil ti biznis yo gen pou fè fas ak melanj de fin vye granmoun-alamòd done sou papye ak dosye elektwonik - ak nan kèk ka, pwopòsyon an nan done papye se pi gwo.
Yon solisyon a pwoblèm nan ki gen yon anviwònman done melanje ta dwe sèvi ak yon sistèm D 'dokiman konvèti tout dokiman biznis ou nan fòm elektwonik. Men, sa a twò chè ak tan konsome pou anpil ti biznis yo.
Bon nouvèl la se ke ou ka mete Basics yo nan yon sistèm jesyon dokiman nan plas san yo pa achte nenpòt lojisyèl espesyal oswa ale atravè tout D 'dokiman en.
Sistèm lan pa dwe konplike; ou jis gen envesti kèk tan nan planifikasyon epi mete ann aplikasyon li.
Ki jan yo kreye yon sistèm jesyon dokiman
Mete kanpe yon sistèm jesyon dokiman enplike nan twa etap;
- kreye yon plan jesyon dokiman,
- egzekite plan an jesyon dokiman,
- ak swivan.
Premye etap la, kreye plan an, enplike reponn kesyon sa yo kat:
Ki règleman pou kreye dokiman yo?
Faktirasyon , lèt rapèl peman, lavant bwochi, imèl, balans dra , tableur, rapò - Tout biznis kreye yon varyete de dokiman nan kou a nan fè ak kenbe tras nan biznis. Ak kenbe bagay sa yo òganize, tout biznis bezwen etabli règleman pou kreye dokiman yo.
Pou egzanp, ki gen nan-modèl pou kèk nan dokiman estanda biznis ou, tankou lèt ak bòdwo, ak ki kote yo ye?
Èske gen yon gid style nan kay ki bezwen yo dwe swiv?
Dwe nouvo dokiman yo dwe date ak / oswa tan-so?
Ki pwosedi yo ta dwe swiv pou pataje oswa revize dokiman?
Pou kèk ti biznis, pwen a sèlman sou kreyasyon dokiman ki zafè yo pral kote modèl yo pou dokiman biznis divès kalite yo ye ak ki jan yo sèvi ak yo. Men, si kreyasyon dokiman nan biznis ou enplike diferan moun kolabore sou, revize oswa à dokiman, ou pral bezwen pase kèk tan deside ki jan bagay sa yo yo ta dwe fè asire efikasite ak konsistans.
Kouman nou pral magazen dokiman?
Gen aktyèlman de aspè nan kesyon sa a.
Premye a enplike nan aspè fizik nan depo. Menm si ti biznis ou a estoke dokiman nan depoze kabinèt, gen depans ki asosye ak depo; pa jis pri a nan kabinèt yo ranpli tèt yo, men pri a nan tan lè ou ak / oswa dokiman anplwaye ou ranpli oswa ale nan rekipere yo. An reyalite, pri a pi gwo ki asosye ak depo, pou pifò ti biznis yo, se pwobableman pri a nan tan la gaspiye lè moun ap chèche pou dokiman yo.
Aspè nan dezyèm nan dokiman estoke se òganizasyonèl; ki jan yo pral depoze dokiman yo? Kle pou ranpli dokiman se pou swiv bon pratik jesyon dosye.
Ou bezwen tou konnen ki jan ou pral achiv dokiman yo. Ki jan ou pral okipe dosye ki soti nan dat oswa jis pare yo dwe demenaje ale rete nan brûler la tounen nan sistèm jesyon dokiman ou a?
Toupre nan kòmansman chak ane, pou egzanp, mwen ale nan divès kalite travay ki gen rapò ak dosye sou òdinatè mwen an, séchage soti moun ki pa gen okenn ankò aktyèl, ak kreye dosye nouvo ki make pa ane ak / oswa sijè, deplase dosye jan sa nesesè.
Menm bagay la tou ka fè ak dosye papye; li pa difisil yo retire fin vye granmoun (er) dokiman ki sòti nan yon katab dosye epi mete etikèt sou ak kreye yon nouvo ak "Old" nan tit la. Gen kèk lojisyèl ki ofri opsyon achiv otomatik yo. Microsoft Outlook, pou egzanp, pèmèt ou achiv fin vye granmoun imel.
Kouman yo ka retwouve dokiman yo senplifye?
Kesyon sa a se kè sistèm jesyon dokiman ou an. Nan yon sondaj ki fèt pa Leger Maketing pou Xerox Kanada, pwopriyetè SMB Kanadyen ak administratè yo an mwayèn te di li koute $ 2,152 yon ane pou jere epi estoke dokiman yo ak apeprè inèdtan nan yon jounen pou fè rechèch pou dokiman sa yo (globeandmail.com).
Yon fwa ankò, bon abitid pratik ka ale yon fason lontan nan direksyon pou rezoud pwoblèm nan. Navigasyon atik yo Jesyon Done sou sit sa a pral fè ou te kòmanse. Si ou fè bagay sa yo tankou toujou swiv konvansyon nonmen strik, pou egzanp, dokiman yo pral pi fasil jwenn.
Epi si ou se yon propriyeter sèl ki travay solo oswa yon pwopriyetè biznis ak anplwaye yo , mwen rekòmande kreye yon Lis Lis File , ki pral raple itilizatè kote kalite an patikilye nan dosye ale - ak ki kote yo jwenn dokiman an patikilye. Si biznis ou an tankou pifò, sonje enkli si wi ou non dosye a pral sou sistèm òdinatè w lan, yon sèvè nan kay, nan nwaj la , oswa si nan fòm papye depoze nan yon kote fizik tankou yon kabinè ranpli. Pou egzanp, sipoze ke ou itilize imaj, videyo oswa menm foto papye nan biznis mwen an. Yon antre nan Lis Lis File ou ta ka:
Dijital imaj / videyo: òdinatè (oswa sèvè) - kondwi E: / foto - dosye nan katab la sijè apwopriye
Papye foto: depoze kabinè 3 - Ekran - Alpha pa sijè
Pataje rezo oswa nwaj kondui yo ta dwe make dapre sa kòm yo ta dwe ranpli tiwa kabinè.
Kouman nou ka fè / kenbe dokiman nou an sekirite?
Liy premye nan defans pou sekirite dokiman se fizikman sere biznis lokal yo tèt yo. Tout biznis bezwen sistèm sekirite, tankou sistèm alam, enstale - menm biznis ki baze nan kay la .
Biznis yo ka bezwen oswa vle envesti nan lòt aparèy sekirite, tankou ba / gri fenèt, kamera sekirite ak / oswa sèvis patwouy. Ou ka pase tout tan ou vle kreye modpas ak chifreman dosye nan yon tantativ pwoteje dosye elektwonik ou, men li pa gen pwoblèm anpil si yon moun ka jis moute desann nan ak vòlè òdinatè w lan ak akonpaye kondwi difisil.
Tout kabinèt depoze yo ta dwe grenn ak kenbe fèmen apre lè biznis (ak fèmen nan ansanm ak tout moun si pa gen okenn yon sèl serye a pwal nan pwoksimite fèmen).
Pwosedi sekirite jeneral pou dokiman elektwonik enplike fè bak dokiman regilyèman epi kenbe dokiman sovgad yon kote lòt pase kondwi a menm kote dokiman orijinal yo ye a. Off-sit ki pi bon yo veye kont gen done biznis ou siye soti nan dezas natirèl - ankò yon lòt rezon ki fè nwaj la se ideyal pou biznis .
Ti biznis ak kòlèg yo oswa anplwaye ki pataje menm rezo konpitè a ka vle tou limite aksè kèk itilizatè yo pou yo ka itilize sèlman oswa wè kèk nan resous rezo a. Pou egzanp, ou ka gen yon rezo oswa nwaj anyè pati yo te rele "Kontablite" ki gen aksè restriksyon nan jesyon sèlman Menm si yon itilizatè yo gen dwa jwenn aksè nan yon resous, tankou yon aplikasyon, dokiman patikilye ka modpas pwoteje. Kontni nan dokiman yo kapab tou chiffres, ki fè yo aksesib sèlman nan moun ki gen kle a chifreman mande yo.
Vòl Anplwaye se yon lòt menas pou sekirite done. Ti biznis ak anplwaye yo ta dwe fè tcheke reyalite rezime epi pou yo jwenn chèk background sou anplwaye yo yon kesyon de politik.
Aplike Sistèm Jesyon Dokiman ou
Yon fwa ou te kreye plan jesyon dokiman ou a lè ou reponn kesyon ki anwo yo, w ap pare pou aplike li, pou asire ke tout anplwaye ou konnen detay sou sistèm jesyon dokiman biznis ou epi suiv pwosedi ki apwopriye yo lè ou kreye, estoke ak rekipere dokiman yo.
Ou pral gen tou asire w ke tout moun ki jwenn ak sèvi ak dokiman nan òganizasyon ou swiv nan, fè bagay sa yo tankou nonmen ak estoke dokiman kòmsadwa. Tcheke tach sou yon baz regilye yo teste si wi ou non dosye patikilye ka fasil jwenn ak veye kont misfiling.
Ou ka mete kanpe yon sistèm jesyon dokiman nan yon jounen men aplike li toujou sou tan yo pral kle nan siksè li yo. Rekonpans yo se gwo - ke yo te kapab jwenn sa ou vle jwenn lè ou vle li ak lapè nan tèt ou.