Evennman ak reyinyon planifikatè yo dwe kontribye nan oswa ekri lèt envitasyon fòmèl ak materyèl pou reyinyon yo, pwomnad ankourajman ak lòt pwogram yo òganize. Li pa gen sanble tankou yon travay akablan, men li enpòtan yo swiv etap sèten yo swiv etikèt bon envitasyon epi evite manke detay enpòtan pou envite ou yo.
Men ki jan:
Kreye yon tèm evènman. Anvan ou ekri lèt envitasyon ak materyèl fòmèl, planifikatè yo dwe asire ke yo gen yon tèm enteryè pou pwogram nan. Keksyon sa yo pral ede kòmanse pwosesis brase lide a: Eske se yon konferans edikasyonèl, seminè oswa vwayaj ankourajman? Ki kote li te fèt? Ki sa ki inik sou destinasyon sa a oswa pidevan? Ki sa ki orè a ki graj pou evènman an? Ki kèk nan objektif ki dèyè pwogram lan? Poukisa ta yon patisipan vle ale? Kesyon sa yo pral ede etabli yon tèm evènman gwo.
Kreye yon envitasyon elektwonik. Anpil lèt envitasyon fòmèl ak materyèl pou gwo evènman yo kounye a te deplase nan sistèm enskripsyon sou entènèt paske yo te volim nan lojistik evènman enpòtan ki dwe kaptire pandan pwosesis la RSVP: òtograf nan non, enfòmasyon kontak, kondisyon dyetetik, aksè pou andikap, bezwen transpò, detay pwogram, aktivite enfòmasyon ak plis ankò. Remak: Mwens bagay konplike ka itilize yon paj wèb sèl oswa imaj konsepsyon grafik ki voye pa imèl bay transmèt detay evènman ak kontak RSVP.
Kreye yon envitasyon enprime. Tou depan de nati pwogram ou oswa evènman, etikèt envitasyon ka sijere ke ou ta dwe ekri lèt envitasyon fòmèl ak nòt pou kite envite ou konnen ke ou reyèlman valè prezans yo. Sa a se diferan pase materyèl yo evènman; Olye de sa, konsidere yon kat envitasyon senp ki bay enfòmasyon enpòtan pou envite ou, tankou lame a ak tit li, tèm evènman, dat (yo) ak / oswa tan (yo), ak yon kontak RSVP.
Ekri envitasyon evènman fòmèl. Kòm yon pati nan envitasyon elektwonik la, ou ta dwe dekri enfòmasyon ki wo nivo sou pwogram lan ak evènman an. Pou egzanp, si sa a se yon pwomnad ankourajman oswa konferans milti-jou, ou pral vle enkli bagay sa yo: destinasyon an, pidevan otèl / konferans prensipal, sijè prensipal la, moun kap pale (ki gen ladan biyo), orè, aktivite, lojistik, ak detay sou enskripsyon an. Envitasyon lèt ak materyèl yo ta dwe bay envite yo avèk yon rezon pou yo ale nan, epi toujou gen yon apèl nan aksyon.
Etikèt envitasyon an kòmanse ak destinasyon / kote pidevan. Lè w ap ekri lèt envitasyon fòmèl ak materyèl, li toujou pi bon pou ou panse ke pèsonn pa te nan kote ou ap hosting pwogram nan. Sa vle di ou ta dwe ekri yon bwèf BECA de destinasyon an ak / oswa otèl / etablisman / pidevan kote yo ap kenbe pwogram lan. Si w ap planifye yon evènman milti-jou, kenbe enfòmasyon sa a kòm nivo segondè ke posib, men asire w ke gen ase enfòmasyon bay envite a ak Sur inik sou plas la, e poukisa yo ta dwe envesti tan yo la avèk ou.
Etikèt envitasyon mande pou orè evènman an. Si ou ap planifye yon evènman milti-jou tankou yon pwogram ankourajman, materyèl envitasyon ta dwe gen ladan yo kòm anpil detay ke posib pou envite ka apwopriye planifye tan yo avèk ou. Sa vle di ke envitasyon ou an ta dwe idantifye metòd arive ak lè yo pral atann yo patisipe, fwa pou reyinyon biznis ak aktivite (ak chwa nan aktivite), enfòmasyon sou manje ak enfòmasyon depa.
Etikèt envitasyon mande pou deskripsyon aktivite yo. Lè w ap ekri lèt envitasyon fòmèl ak materyèl, bay yon BECA de aktivite yo divès kalite pou ede envite yo pi byen detèmine kisa matche ak enterè yo. Èske pwogram gòlf ou a yon jou 1/2 jou oswa yon jounen konplè? Ki sa ki "klas" nan ki rivyè Rapids flote? Ki elevasyon kote w ap òganize evènman an, ak ki jan segondè volonte ke pwogram bisiklèt mòn pran ou? Ki sa ki longè tan nan yon klas penti ak ki sa yo pral aprann?
Etikèt envitasyon mande pou enfòmasyon sou reyinyon lojistik. Ankò, an konsiderasyon ou ap hosting yon pwogram milti-jou, envite yo dwe bay ak detay sou chak nan atik sa yo:
- Vòl rezèvasyon
- Evènman enskripsyon
- Sal rezèvasyon
- Ayewopò transfè
- Kòd abiman
- Lameteyo
- Tcheke pwosedi yo
- Atik ki pa ranbousab
- Kontak anplwaye lame
Devlope ajanda evènman final la. Sa a pral gade diferan pase materyèl yo envitasyon inisyal men yo ta dwe bay envite envite sou arive oswa jis anvan yo ale nan yon evènman. Li ta dwe gen ladan yon èdtan-pa èdtan (li nan amann konbine èdtan) BECA de sa ki pwograme lè ak ki kote. Si ou gen plizyè tren edikasyonèl ki pwograme nan menm moman an, li itil pou montre tren sa yo an gwoup pou patisipan yo konnen ki sijè yo pwograme lè ak ki kote.
Kreye lèt la akeyi evènman an. Planifikatè Anpil lit ak enfòmasyon ki yo ta dwe oswa yo pa ta dwe gen ladan nan lèt akeyi. Pi bon konsèy la se kenbe mesaj la akeyi senp epi kite envite yo konnen ke yo ap akeyi ak apresye. Etikèt envitasyon sijere ke lèt la ta dwe siyen pa lame a ofisyèl nan evènman an.
Youn nan atik ki pi neglije evènman envitasyon se avi depa a. Kòm yon pati nan lèt la akeyi ak nenpòt ki kado rive, li enpòtan yo tache detay sou ki jan envite ap kite.
Kreye kat meni. Si w ap planifye yon manje maten, manje midi oswa dine, envite toujou apresye wè kat meni ki montre atik meni pou chak kou nan repa a. Li bay yo yon bagay yo pale sou lè ranmase ak lòt moun nan tab yo epi yo pèmèt anplwaye nan rete tann byen vit jwenn chwa meni soti nan envite, ede kenbe orè a sou track. Remak: Si ou ap planifye yon sipriz espesyal pandan repa a, tankou yon desè tematik nan kèk amizman inik, li itil kenbe atik sa yo nan kat la meni amelyore efè espesyal la.
Kreye apresyasyon kat nòt kado. Si li nan yon kado rive oswa yon kado zòrye, chak kado apresyasyon ta dwe gen kat kado kado li yo. Li se yon opòtinite pou ranfòse "remèsye" mesaj yo epi fè envite ou santi yo anplis espesyal. Li itil enkòpore Libellés ak mesaj ki reflete tèm nan nan evènman an tèt li.
Kreye avi depa endividyèl yo.
Sou jou avan depa a, delivre avi yo nan chanm envite ki raple yo lè yo pral kite, ki gen ladan nimewo vòl ak tan depa. Li bay yon opòtinite pou ranje nenpòt erè dènye minit ki te ka neglije pandan orè lojistik yo.
Konsèy:
- Asire ou ke ou gen yon gwo designer grafik ak yon pwosesis anrejistreman sou entènèt. Defi a toujou jodi a se ke anpil diferan enskripsyon evènman sou entènèt evènman egziste, men yo swa mande pou yon anpil nan personnalisation oswa itilize nan sistèm twazyèm pati yo toujou konsidere kòm yon ti chèr sou yon baz envite. Se poutèt sa anpil planifikatè toujou konte sou zouti lakay yo ak resous yo.
- Jwenn tèt ou yon gwo boutik papye. Malgre ke òganizasyon yo ap deplase pi plis ak plis nan itilize nan fòm elektwonik nan kominikasyon, ki toujou pa ranplase enpak la ki enprime envitasyon ak materyèl evènman delivre. Gade pou papye ki pral konpliman tèm evènman ou, ak varye estil yo nan papye ak gwosè yo kreye plis enterè ak dram. Envite ou ap remake efò a.
- Kreye yon modèl epi repwodwi de la. Planifikatè yo ta dwe kreye yon modèl envitasyon modèl ak materyèl, epi tou senpleman mete ajou evènman nouvo soti nan modèl yo nan pwogram ak evènman anvan yo. Natirèlman, nouvo papye, grafik, tèks, elatriye, yo ta dwe chwazi ak itilize, kidonk gen yon sèten kantite pèrsonalizasyon mande chak fwa.