Sa a se yon leson mwen te aprann byen vit kòm yon koòdonatè pidevan, epi mwen pita devlope lis pwòp konfigirasyon mwen an kenbe kliyan satisfè (ak okipe) pandan peryòd la konfigirasyon estrès-plen.
Fè charyè ou pare
Premye bagay kliyan ou pral vle fè se ekipe tout materyèl evènman yo nan machin yo. Sa a kapab yon tach difisil, sitou si sitiyasyon pakin lan difisil pou navige. Imajine yon moun ap mache nan pidevan ou a ak yon chaj nan bwat lou - ki se premye bagay yo pral chache? Repons lan se, nan kou, yon kabwa, oswa nenpòt lòt bagay ki pral aleje chay yo, epi fè travay la menasan nan dechaje siyifikativman pi fasil. Èske w gen bin dwa ki disponib lè yo mache nan pidevan a se yon fason fasil fè yo santi yo "soulajman" jis pa montre moute.
Prepare Tablo yo Enskripsyon
Next sou lis la nan bagay sa yo-a-fè pou pifò kliyan ap resevwa konfigirasyon enskripsyon an. Sa vle di pidevan ou pi byen gen tout eleman enskripsyon yo an plas anvan yo rive.
Sa gen ladan tout tab, chèz, elektrik ak longan. Òganize tags non ak chèk-nan materyèl yo pral konsome anpil tan pou planifikatè yo evènman, epi yo pa ta dwe gen pou tann pou ou pou w jwenn bagay sa yo ki senp nan plas pou yo kòmanse.
Fè tout Chanm Tablo ak Linèt Mete
Mete tout tab yo ak chèz nan espas ki la evènman ka evidamman pran kèk tan.
Èspere ke, si w ap vini sou yon evènman pi bonè, ou te di kliyan an davans lè ou kapab atann tout nan eleman yo chanm yo dwe mete. Si kliyan ou ap mache nan yon chanm ki gen plizyè douzèn travayè yo eskalade tab un-chemine ak chèz yo gen plis chans ale panike. Idealman, ekip operasyon ou yo pral gen tout bagay mete ak dra tab nan plas pou planifikatè yo ka kòmanse mete centerpieces, atik vann piblik, elatriye.
Jwenn tout siyal soti byen bonè
Jis paske planner a plon konnen ki jan navige bilding lan pa vle di ekipaj sipò li fè. Ou ka sove tout moun yon anpil nan konplikasyon san nesesite pa à signage a nan bilding ou le pli vit ke peryòd konfigirasyon an se sou yo kòmanse. Kenbe nan tèt ou ke fournisseurs tankou florists ak DJ a bezwen tou konnen ki kote yo ale. Sa yo se tout bagay yo revize ak kliyan ou anvan jou evènman yo, men yo yo tou nesesè yo gade deyò pou jou a gwo.
Revize BEO ak Revo
Yon fwa ankò, ou gen anpil chans gen kourye dokiman sa yo plizyè fwa pandan jou yo ki mennen jiska evènman an, men li pa janm fè m mal revize yo yon dènye fwa. Menm si konfigirasyon tan se ajitasyon, ou bezwen skilte soti 15 minit yo gade sou dokiman sa yo ansanm. Kowòdonatè Venue ta dwe gen yon pake pare pou kliyan yo ki gen ladan BEO a, dyagram chanm, ak fakti potentiels.
Trè kèk planifikatè ki gen eksperyans ap pase sou opòtinite pou revize papye kritik sa yo.
Entwodiksyon
Asire ou ke ou pote manm kle yo nan ekip ou a kliyan ou pou yon entwodiksyon fòmèl. Lis sa a gen ladan manadjè a Restoration , kòmandan kòmandan, operasyon sipèvizè ak koòdonatè odyo / vizyèl. Panse sou non kliyan ou lè entwodwi ekip la - ki gen nenpòt detay ki ta dwe diskite fas a fas ak ekip administrasyon ou an? Kòmanse yon konvèsasyon kout se yon fason efikas pou mete aksan sou ki moun ki an chaj nan chak zòn.
Lis chèk sa a nan atik konfigirasyon evènman pral ale yon fason lontan nan direksyon pou kenbe kliyan ou kontan lè yo rive. Kòm reprezantan prensipal la pou pidevan ou, li toujou pi bon yo bay kliyan yo nimewo telefòn selilè ou nan ka anyen ale mal pandan ou ap travay nan biwo ou.
Sonje byen, yo ta ka jwenn fristre si yo bezwen yon bagay, men yo pral menm plis fristre si yo pa ka jwenn nenpòt moun ki ede yo!