Kijan pou Ogmante Prezans nan Seminè ak Evènman Biznis

by Rob Hard

Konsèy pou Ogmante Prezans Evènman Corporate ou a

Etap ki pi enpòtan nan simonte laperèz sou yon mank de prezans nan yon evènman oswa ogmante lis la RSVP se rekonèt ke gen moun ki reyèlman jwi ale nan seminè ki byen egzekite ak lòt evènman. Lè w patisipe nan reyinyon biznis yo, patisipan an vin yon chans pou aprann nouvo enfòmasyon ak kominike avèk kamarad ak lidè nan jaden yo. Men, reyinyon yo ki gen siksè ale pi lwen pase etwal-kloure ak prezantasyon enspire; yo kreye yon cho, anviwònman amikal pou tout moun-ki fè yo plis agreyab. Men ki jan ou ka planifye yon evènman biznis agreyab ki pral atire yon gwo evolisyon.

01 - Kreye yon Agenda gwo

Yon fwa gen tout pouvwa a konprann ke moun jwi patisipe nan evènman yo, li enpòtan pou kreye yon pwogram ki vo patisipe. Ajanda a ta dwe konsantre sou yon tèm sèl kòm pa sitwayen patisipan, men yo ta dwe gen ase varyete yo kenbe enterè patisipan yo. Pou egzanp, echantiyon sa yo echantiyon semenn seminè jou a konsidere patisipan yo satisfè bezwen yo soti nan manje yo kraze nan prezantasyon:

8:00 am Arrivals ak Dejene
8:45 am Mesaj Byenveni
9:00 am Minisipalite pale
10:00 am Kraze
10:15 am Panel Diskisyon
11:30 am Fèmen Remak

02 - Fè sansib pou kalandriye ak revèy

Malgre ajanda ki pi bon, evènman patisipan yo gen preferans sou lè yo vle patisipe nan pwogram sa yo ak lè yo pa fè sa. Nan kèk endistri sezon, li se pafwa yon kesyon de pa ka menm jan. Konsidere bagay sa yo lè orè dat ak lè pou evènman ou an:

Patisipan prefere orè maten pou seminè
Patisipan prefere evènman apresyasyon imedyatman apre travay
Madi ak jedi yo se jou reyinyon popilè yo
Evite kenbe reyinyon yo nan vandredi si sa posib
Evite reyinyon orè nan jou konje ak Ev nan jou konje
Fè sansib a kondisyon pou vwayaj patisipan pou evènman an

Egal-ego enpòtan se etabli yon repitasyon pou kòmanse nan tan ak fini sou tan - sitou pou evènman anyèl oswa repete.

03 - Idantifye yon kote inik ak pratik

Pifò reyinyon biznis yo ki te fèt nan otèl ak ki kalite pidevan nan ak nan tèt li se pa konsa pou sa inik. Ou ka chwazi kraze mwazi an epi jwenn yon gwo pidevan ki pa otèl oswa ou ka rekonèt ke tout otèl yo pa kreye egal ak jwenn yon otèl gwo. Pwen prensipal la isit la se chwazi yon kote kote envite ou yo pral vle ale. Apre yo tout, yo ap fè yon detou soti nan woutin yo epi yo vle jwi evènman an. Konsidere faktè sa yo:

Chwazi yon pidevan ki tou pre majorite patisipan yo
Chwazi yon pidevan kote patisipan yo ta renmen tèt yo
Chwazi yon pidevan ki gen eksperyans nan hosting evènman menm jan an

Pou plis konsèy sou chwazi yon pidevan, asire w ke ou tcheke deyò Gid Yon Planifikatè Evènman nan Planifikasyon Venue .

04 - Konpile yon Lis Guest Apwopriye

Reyinyon siksè gen yon sijè espesifik oswa mesaj ak sib odyans pou mesaj sa a. Li enpòtan pou konpile yon lis envite ki gen ladan patisipan apwopriye, menm si yo klase nan lòd enpòtans. Twò souvan, gen tout pouvwa a pral konpile yon lis mèt nan envite potentiels sèlman nan Lè sa a, louvri reyinyon an mas yo. Sa a ap travay sèlman si w ap eseye ranpli chèz ki baze sou jwèt yo nimewo.

Yon reyinyon biznis, konferans, oswa seminè pa ta dwe wè li kòm yon lapòs dirèk efò ak pousantaj RSVP 1-3%. Mwen pito kliyan antrenè jenere lis espesifik nan patisipan vize - jan yo reyèlman vle ale nan èspere ke ak RSVP pousantaj nan 50% oswa pi bon.

Yon panse final sou patisipan yo: Eseye envite moun nan ran menm ak eksperyans nan reyinyon an.

05 - Envite, Envite, Envite!

Youn nan kle yo reyalize gwo prezans nan evènman ou se pa envite moun byen bonè epi yo swiv moute. Sa vle di voye rapèl bay moun ki pa gen RSVPed ak konfimasyon pou moun ki genyen. Voye yon rapèl evènman jis anvan evènman an konfime envite se pa jeneralman yon move lide swa.

Li enpòtan jenere eksitasyon alantou evènman an. Tradisyonèl envitasyon enprime yo apwopriye, men li vin nòmal la tou gade nan imel ak menm medya sosyal depann sou odyans ou a. Eseye apwòch sa a:

Sonje evènman an nan envite ou oswa ekip ou a konnen pèsonèlman anvan voye envite.
Voye yon sove dat la byen bonè nan pwosesis planifikasyon an (papye oswa elektwonik).
Voye yon envitasyon detaye, enkli ajanda en (papye oswa elektwonik) avèk yon demann RSVP.
Forward envitasyon an detaye ankò ak yon nòt pèsonalize a zanmi pèsonèl oswa zanmi (elektwonik). *
Swiv moute ak konfime envite youn a de jou anvan evènman ki pwograme (elektwonik oswa sou telefòn la).

* Ou ka chwazi tou fòmèlman rele envite yo ak pwolonje yon envite pèsonèl nan evènman an.

06 - Pa underestimate pouvwa a nan Envitasyon pèsonèl

Yon envitasyon fizik - si enprime oswa elektwonik- se bèl, men li pa ta dwe konsidere kòm yon ranplasan pou yon envitasyon pèsonèlman pwolonje bay zanmi, kòlèg, oswa zanmi (sòf si, nan kou, ou ap planifye yon gwo senpozyòm oswa konvansyon ak 500 oswa plis patisipan). Sa a se etap la ki fè anpil gen tout pouvwa a débordan ... yo pa vle ranmase telefòn lan, men li ka vle di diferans ki genyen ant to RSVPs segondè (ki gen pousantaj ki pa gen okenn montre-) ak yon mwens pase ideyal vire soti.

Pou kèk evènman, li ka itil yo pataje responsablite sa a. Se lis envite nan yon evènman souvan konpile nan lis kontak ke yo konsève pa yon varyete de moun, ak moun ki gen relasyon ki pi pre envite yo ta dwe pwolonje yon envitasyon dirèk nan envite pwòp yo.

07 - Etabli yon repitasyon pou bay Pwogram ekselan

Tout moun te ale nan konferans bon ak konferans move. Menm bagay la tou kenbe pou seminè ak evènman apresyasyon lòt. Lucky pou planifikatè evènman, moun pi souvan jwi reyinyon yo ale.

Kle a isit la se ede kliyan ou etabli yon repitasyon pou fournir pwogram biznis ekselan. Senp tankou li ka sanble, si yon moun te renmen patisipe nan evènman dènye ou, li oswa li gen plis chans ale nan pwogram nan lavni - e petèt menm pote yon zanmi oswa yon kolèg.

08 - Voye suiv Kominikasyon ak patisipan Mèsi

Paske moun yo ale nan reyinyon yo ranmase nouvo enfòmasyon, anpil patisipan apresye resevwa feyè adisyonèl ak materyèl ki te ka referans pa prezantatè ak lòt jan nan òganizasyon ou an. Suivi a se yon bon opòtinite pou pataje enfòmasyon sa yo epi pwolonje di ou mèsi mesaj bay moun ki te asiste evènman an.

Mèsi nòt ou ak swivi kominikasyon se yon bagay ke anpil òganizasyon souvan neglije, men moun ki pa rekòlte benefis yo.