Seminè a se petèt evènman ki pi komen ke planifikatè ap òganize. Ak pi seminè yo pwograme swa kòm yon ½ jou oswa yon jou konplè. Pou moun ki enterese nan kreye yon lis verifikasyon pou planifye yon seminè , sa ki annapre yo ofri yon estrikti wo nivo pou planifikasyon ak egzekite yon seminè.
Ak pou moun ki planifye yon konferans milti-jou oswa milti-sesyon, konsidere pran yon apwòch ki sanble. Sepandan, lis verifikasyon planifikasyon seminè ou pral senpleman ap dire pi lontan.
01 - Konfime Objektif Evènman an
- Ki moun ki odyans lan?
- Ki sa ki se sijè a nan seminè a?
- Ki kote yo ta dwe ye?
- Poukisa yo pral patisipe?
- Ki sa ki ajanda seminè a?
02 - Revize Gid Apex Espesifikasyon Evènman
Konsèy endistri Konvansyon an te etabli yon seri de zouti ki ta dwe konsidere kòm yon sous ekselan nan pi bon pratik ki pral ede evènman an oswa planifye reyinyon yo kenbe tras nan detay yo pou planifikasyon evènman yo. Avèk zouti download gratis, li pral ede nenpòt planifikatè evènman yo kreye yon lis detay ki enpòtan. Sa enkli, men se pa sa sèlman:
- Evènman pwofil (dat, fwa, kote, kontak, elatriye)
- Evènman òganizatè / enfòmasyon kontak lame
- Enfòmasyon sou kontakte Supplier
- Pwofil patisipan
- Espas ki nesesè
- Manje ak bwason
- A / V kondisyon
- Fonksyon / konfigirasyon chanm
03 - Kreye yon Profile Evènman
Yon fwa yon planifikatè gen kèk nan kesyon debaz yo alantou evènman an kouvri, li lè yo rechèch avni posib pou reyinyon an. Li enpòtan nan travay sere ak òganizatè a evènman / lame detèmine ki kalite pidevan ak ki kote seminè a ka pi pratik pou tou de òganizatè ak envite (lis la nan lide yo ka intèrminabl):
- Otèl lokal yo
- Lokal etablisman konferans
- Prive espas restoran
- Prive klib mize / galri atizay
04 - Plan Seminè Bezwen ak Rexeuest Pwopozisyon Venue.
Pifò avni yo kontan bay yon estimasyon pou yon seminè posib. Restoration la oswa lavant kontak ap bezwen BEO enfòmasyon sa yo:
- Dat posib (yo) pou evènman an
- Kantite patisipan yo
- Style nan konfigirasyon chanm (salklas, u-fòm, elatriye)
- Tan nan evènman an (kont pou konfigirasyon / kraze)
- Manje ak bwason kondisyon
- A / V bezwen (ki gen ladan ekran, miks, elatriye)
- Sal konfigirasyon
Ide: Anboche yon teknisyen A / V yo dwe dedye a evènman ou soti nan otèl la.
05 - Konfime ak / oswa Devlope Agenda la
Li enpòtan pou planifikatè evènman an ap travay kole ak òganizatè a òganizatè / lame paske ajanda a evènman pral souvan chanje soti nan konvèsasyon an premye jouk jou aktyèl la nan evènman an. Planifikatè a evènman dwe pare yo ajiste plan an ak travay kole kole ak pidevan a asire ke tout bagay kouri fèt san pwoblèm.
06 - Konfime akò BEO
Yon fwa planifikatè a konnen kantite vize patisipan ak egzijans lojistik pou seminè a, li ta dwe gen sekirite nan espas evènman an ak kondisyon ki gen rapò. Pifò akò yo ta dwe pèmèt planifikatè a yon opòtinite pou diminye / ogmante manje ak bwason kondisyon jiska yon sèten kantite jou anvan evènman an. Sepandan, anpil akò pral kouvri kantite lajan yo pral pèmèt yon gwoup diminye kantite, se konsa estime byen.
07 - Kreye Evènman Kominikasyon ak Materyèl
Sa a se yon atik ke kèk planifikatè ka patisipe ak, pandan ke lòt moun pa kapab. Esansyèlman, kèk planifikatè reyinyon yo pral responsab pou chak nan sa ki annapre yo:
- Kreye evènman envitasyon
- Enprime ajanda ak lòt materyèl
- Sere kado prezan / raffles
- Pwodui non badj
- Shipping signalisation evènman ak ekspozisyon
08 - Travay tou pre ak òganizatè òganize finalize lojistik
Anvan evènman an, gen yon koup nan etap enpòtan ke yon planner reyinyon fini anvan evènman an. Sa enkli konfime sa ki annapre yo:
- Evènman pale
- Evènman A / V kondisyon
- Evènman patisipan yo
- Wòl wòl ak responsablite
- Materyèl evènman bezwen (tcheke plizyè fwa)
09 - Enstalasyon Evènman
Asire ou ke ou pèmèt tan nan orè BEO pou konfigirasyon evènman , epi li rekòmande a rive apeprè de zè de tan anvan evènman an.
Ide: Si seminè a pwograme nan maten an, mande lavant pidevan kontak yo ki pèmèt gwoup ou a mete kanpe nwit lan la anvan (men pa kite anyen ki gen anpil valè nan sit piblik).
Tout materyèl evènman, feyè, signalisation, montre, kado, tab enskripsyon , non badj ak plis ankò dwe pare pou evènman an.
Avètisman: Pòtè pafwa chanje glisad nwit lan anvan epi bay nouvo prezantasyon ki bezwen ajoute nan pwen pouvwa a 10 minit anvan evènman an.
10 - Egzekisyon Evènman
Apre ou te prepare, li lè pou seminè a. Atann sa ki annapre yo:
- Gen kèk patisipan ap toujou rive bonè.
- Gen kèk patisipan ap toujou rive an reta.
- Gen souvan kèk sòt de glitch teknik.