Bon etikèt telefòn biznis ka fè yon enpresyon pozitif sou kliyan ou yo ak kliyan yo. Transfere yon apèl nan telefòn se pi plis pase jis konnen sa bouton yo pouse sou sistèm telefòn ou. Etikèt la biznis biznis ke ou menm ak anplwaye ou yo itilize chak jou se yon refleksyon dirèk nan konpayi ou. Ou ka swa mete devan yon enpresyon pwofesyonèl oswa yon sèl ki manke. Si anplwaye ou se chèf nan ofisye finansye oswa yon tanp chaje avèk reponn telefòn yo, asire tout moun nan konpayi ou a jiska vitès sou ki jan yo transfere yon apèl pwofesyonèl.
01 - Eksplike Poukisa ou bezwen transfere apèl la
Moun yo ka padonnen anpil bagay, men malonnèt nan espas travay la se pa youn nan yo. Politikman eksplike moun kap rele a poukisa ou bezwen transfere apèl la. Li ta ka ke moun kap rele a rive nan depatman sa ki mal oswa ekstansyon an mal nan depatman an dwa. Yon lòt rezon pou transfere yon apèl ta ka ke sèlman yon lòt depatman ka reponn kesyon an, oswa ou pa gen ase otorite pou pran desizyon an moun kap rele a ap chèche. Kèlkeswa, asire moun kap rele konnen egzakteman poukisa apèl la bezwen transfere pou yo pa panse ke ou ap jis pase Buck la. 02 - Bay enfòmasyon ou an premye
Toujou bay moun kap rele non ou ak ekstansyon jis nan ka ou jwenn dekonekte. Sa a pèmèt yo konnen ke ou ap pèsonèlman konsène sou sitiyasyon yo. Ou menm tou ou vle anpeche yon sitiyasyon kote yon moun kap rele dekonekte e li te kòmanse tout lòt peyi ankò nan grate, ki eksplike sitiyasyon an ankò yon lòt reprezantan konpayi. Ou ta dwe di tou moun kap rele non moun oswa depatman w ap transfere yo nan, epi bay nimewo ekstansyon sa a tou. Pa gen pwoblèm sa biznis ou se nan, tout moun se nan biznis la nan sèvis bon kliyan. 03 - Mande pèmisyon pou inisye transfè a
Yon fwa ou te etabli rapò ak moun kap rele a, mande moun kap rele a pou pèmisyon kòmanse transfè a. Demann sa a bay moun kap rele a yon chans pou mande nenpòt lòt kesyon oswa eksprime nenpòt lòt enkyetid pou ou. Li bay tou moun kap rele yo opòtinite pou yo di ke yo pral rele tounen lè yo gen plis tan. Pafwa li rive ke yon moun kap rele pa vle transfere. Si se konsa, chèche konnen poukisa. Apre sa, eksplike ke transfè a ta asire yo resevwa asistans pi vit posib. Epitou, eksplike ke ou pral bay reprezantan nan pwochen tout enfòmasyon ki sou apèl yo byen lwen tèlman ak yo ke yo pa pral gen yo eksplike sitiyasyon yo ankò
04 - tann pou yon repons
Pa jije transfere apèl la le pli vit ke ou tande bag telefòn nan lòt. Rete tann pou lòt moun nan reponn ak eksplike poukisa apèl la ap transfere. Etap sa a bay anplwaye kap vini an yon chans pou prepare pou apèl la epi anpeche moun kap rele a gen eksplike sitiyasyon yo oswa pwoblèm tout lòt peyi sou ankò. 05 - Fè yon Entwodiksyon
Retounen nan moun kap rele a epi anonse non an ak / oswa depatman w ap transfere yo a. Mèsi moun kap rele a pou pasyans li oswa mande si ou ka fè nenpòt lòt bagay pou yo anvan yo pandye. Li ede si ou ka itilize non an premye oswa dènye moun nan moun ki apèl la ap transfere. Sa a ranfòse koneksyon an pèsonèl ou te etabli ak plis kreye yon santiman ke moun kap rele a se ke yo te byen pran swen nan. 06 - Ranpli Transfè a
Ranpli transfè a pa konekte moun kap rele a ak lòt moun oswa depatman an. Sonje nan fen koneksyon ou pa pandye telefòn nan oswa dekonekte headset ou. Paske sistèm telefòn yo ka konplike, espesyalman nan gwo konpayi yo, ou vle asire ou te konplètman dekonekte tèt ou nan apèl la. Si w ap nouvo nan travay la, li peye eksperyans yon fwa kèk ak yon kolèg anvan aktyèlman transfere yon apèl. Gen plizyè rezon pou fini yon apèl yon fwa ou ap angaje ak moun kap rele a. Sepandan, kèlkeswa rezon ou genyen, pa gen pwoblèm ki jan lejitim, ou dwe dejene nan yon fason pwofesyonèl. Rezon ki pi komen pou mete fen nan yon apèl se ke ou te vini nan tout yon tanpèt ki gen talan-yon moun ki pral konsome twòp nan tan ou ak anpeche ou ale sou biznis ou. Yon lòt rezon mwens komen se ke moun kap rele a ap itilize abizif, menase, oswa langaj langaj. Malerezman, moun ki gen pwoblèm jesyon kòlè santi yo ka anpeche ostilite yo sou moun lòt nasyon, sitou sa yo ki nan endistri sèvis la oswa nan yon pozisyon sèvis. Konsilte règleman ak pwosedi konpayi ou sou kòman yo okipe kalite sa a nan lòd pou fè pou evite nenpòt ki divizyon legal. Epi sonje, li toujou pi bon yo mete moun kap rele a sou kenbe pandan w ap chèche konsèy pase yo di yon bagay ou ta ka regrèt pita.
Enpòtans nan Etik Telefòn
Telefòn lan souvan se kliyan ou an oswa premye kliyan an kontak ak biznis ou. Ou vle ke eksperyans yo dwe pi bon an li kapab. Sitou, ou pa vle kliyan pandye ak rele konpetisyon ou, kidonk li la vo envesti tan nan fòmasyon anplwaye ou a nan bon etikèt telefòn.