Fason ou voye bonjou yon kliyan sou telefòn la enpòtan pou biznis ou
Sistèm telefòn sofistike jodi a ka fè bagay sa yo pi fasil pou biznis ki gen yon gwo volim nan apèl, men sistèm sa yo menm yo souvan fwistre pou moun kap rele ki jis vle pale ak yon moun.
Lè kliyan finalman rive nan yon manm nan anplwaye ou, li enpòtan pou moun nan reponn telefòn yo trete rele ak koutwazi a pli ekstrèm. Senpleman mete: trete moun kap rele ou yo nan yon fason ke ou ta vle yo trete sou yon apèl biznis.
Anba la a se kèk pwen kle yo swiv lè yo ap fè entèraksyon telefòn pwofesyonèl ki pral ede ou ak anplwaye ou yo kreye yon kilti telefòn biznis nan konpayi ou.
01 - Transfere apèl
02 - Mete yon apèl sou kenbe
Lè yon moun kap rele yo mete sou kenbe, yon minit sanble tankou pou tout tan, pa gen pwoblèm kòman bèl mizik kenbe konpayi ou a ka. Eseye rete tann pou yon poz nan konvèsasyon an anvan di moun kap rele ou ap mete yo sou kenbe-se sa ki, evite moun kap rele entimide si nan tout sa posib. Asire w ke yo konprann poukisa ou ap mete yo sou kenbe, epi yo dwe veridik sou konbyen tan li ka pran. Fè eskiz pou enkonvenyans, epi si yo pa kapab kenbe, li pi bon pou ou rele yo tounen olye ke yo mande yo rele ou tounen. Epi eseye enpasyan pou moun kap rele ou; pa gen moun ki renmen yo te mete sou kenbe, se konsa dwe kòm politès kòm sitiyasyon an pèmèt.
03 - Fini yon apèl
Gen plizyè rezon ou ka bezwen fini yon apèl telefòn anvan moun kap rele a pare. Si yon moun kap rele abizif oswa itilize langaj grosye oswa menase, ou pa bezwen tolere konpòtman sa yo. Di yo ou ap fini apèl la poutèt lang ofansif yo, men pa angaje yo nan ensilte oswa dèyè-ak-soti. Asire ou ke ou rapòte apèl sa yo bay sipèvizè ou.
Si ou bezwen mete fen nan yon apèl paske yon moun kap rele se senpleman tan-ranvèse (ki se pi souvan ka a), rete tann pou yon pran yon poz epi eseye fini bagay sa yo politès. Ou ka di yon bagay tankou, "Li te bèl pale avèk ou, men mwen dwe pran yon lòt apèl kounye a." Mande si moun ki rele a gen nenpòt lòt kesyon anvan ou kite moun lan ale, men ou dwe klè ke ou ap sispann apèl la.
04 - Kreye Bonjou pou Bon Vwa
Yon salitasyon mesajri se yon deklarasyon sou ki moun ou ye epi ki valè konpayi ou. Yon salitasyon kout ak brid sou kou siprèm pa kreye yon bon premye enpresyon, ak yon long, trase-soti bonjou moun kap rele moun kap rele. Eseye jwenn nan pwen an avèk efikasite: leta ki moun ou ye, non an nan konpayi an, ak poukisa ou pa kapab reponn apèl la (soti nan biwo, nan yon lòt apèl, ale pou yon peryòd de tan). Ou pa bezwen bay twò anpil detay-jis ase pou ke moun kap rele a konnen li oswa li te tande e ke ou ap retounen apèl la.
05 - Ekri yon script pou yon atis Otomatik
Premye bagay kliyan ou yo ak asosye biznis yo tande lè yo rele konpayi ou yo pral asistan telefòn otomatik sistèm ou an. Prezante opsyon ki nimewote yo an konsideran ke moun kap rele ou a pa abitye avèk konpayi an epi li bezwen konsèy. Asire w ke moun kap rele yo konnen ke si yo gen yon ekstansyon dirèk pou yon moun espesifik, yo ka rive jwenn moun sa dirèkteman nan nenpòt ki lè.
Pou tout moun ki rele lòt, eseye itilize nimewo ki pi abitye pou chak ekstansyon ("Press zewo pou resepsyonis la," pou egzanp). Dekri depatman an anvan ou bay nimewo-pou egzanp, "Pou sipò kliyan, peze 5."
06 - Ekri yon Scripts nan Otomatik pou Apre-Orè oswa Biznis Fèmti
Si biznis ou fèmen apre yon sèten tan oswa nan wikenn yo epi pa gen moun ki disponib pou reponn oswa ede moun kap rele ou yo, kreye yon apre-èdtan otonize asistan salitasyon. Di moun kap rele ou yo devan ke biznis la fèmen, epi nan fen a, mande yo rele tounen. Sonje enkli èdtan nòmal nan operasyon ou.
07 - Kite yon mesaj telefòn pwofesyonèl
Voicemail te vin yon pati estanda nan chak sistèm telefòn klas biznis, epi konnen ki jan yo kite yon telefòn mesaj mesajèl pwofesyonèl-anplis ki jan yo reponn yon sèl-reflete pozitivman sou konpayi ou. Tout anplwaye ki itilize telefòn nan kòm yon pati nan travay yo ta dwe konnen ki jan yo kite yon mesaj pwofesyonèl nan telefòn .