5 fason yo koupe sou tan an ou depanse ranpli
Men, malerezman, rayi li oswa ou pa, lè ou kouri nan yon ti biznis, ranpli a dwe fè, oswa ou pral byento jwenn biwo ou tonbe anba pwa a nan tout papye a ki kenbe anpoul la. Ki sa ki nan yon rayi nan ranpli fè?
Gen de apwòch nan pwoblèm nan ki ta ka ede.
Ou ka eseye fè tan ou ranpli kòm kout ke posib (yon metòd mwen te prèske pèfeksyone sou ane nan kouri yon biwo) oswa fè tan ou ranpli kòm anpil plezi ke posib (yon bagay mwen kontinye ap eseye akonpli). Ann gade nan konsèy pou koupe kantite tan ou aktyèlman depanse ranpli an premye.
Touche ak resikle lè sa posib
Premye kesyon an sou nenpòt moso papye fikse moute nan ou ap tann yo dwe ranpli a, "Èske dokiman sa a bezwen yo dwe depoze?"
Yon anpil nan dokiman ki vini nan lapòs la ka ale dirèkteman nan brwayeur la. Ki sa ki nan pwen an nan ranpli anons oswa lèt enfòmasyon nan lòt konpayi yo, pou egzanp? Lè w ap fè fas ak lapòs, li yon moso nan lapòs yon fwa, deside si ou pral bezwen li yon ane de kounye a epi ranpli oswa dechire li kòmsadwa.
Chans yo bon ou ap tou ranpli yon anpil nan kopi difisil nan dokiman ke ou pa bezwen yo dwe ranpli - epi li pa ta dwe menm enprime an plas an premye.
Pa gen okenn nesesite pou yo pote kopi papye bòdwo oswa lèt, pou egzanp, si dosye elektwonik ou yo òganize epi ou ap swiv pwosedi backup apwopriye.
Se konsa, lè w ap abòde ke pil nan ranpli, chire "papye a ou ka viv san yo pa".
Sèvi ak yon sistèm ranpli ki fè lòt travay nan biwo a pi fasil, pa pi rèd.
Pifò nan papye ke mwen bezwen yo dwe ranpli se ki gen rapò ak pwosesis la nan fè biznis - ak dokiman sa yo bezwen yo dwe antre nan sistèm nan kontablite anvan tout lòt bagay yo fè ak yo.
Se konsa, olye pou yo pran ke resi pou yon katouch toner enprimant ak ranpli li anba "P" nan sistèm prensipal mwen ranpli, mwen ranpli li nan sistèm mwen an "premye" ranpli, yon seri de dosye ki make pa mwa ak ane.
Pou egzanp, si mwen achte katouch la toner nan mwa septanm nan 2017, sa a dosye a li ale nan, ansanm ak tout lòt bòdwo yo, resi ak lòt dokiman biznis ki te fèt nan mwa sa a. Lè sa a, li se yon kesyon senp nan travay nan katab la nan fen mwa a, epi fè tout antre yo kontablite ki bezwen fèt (oswa si ou pa ap fè li tèt ou, nan men folder nan chak mwa sou kontab ou oswa kontab) .
Remake byen ke nou kouri yon biznis sèvis , se pa yon biznis Yo Vann an Detay, se konsa chita ak ap travay sou kont yo yon fwa chak mwa ap travay pou mwen. Ou pral bezwen modifye lide nan chak mwa chak mwa si ou bezwen pote kont ou jiska dat pi souvan.
Panse anvan ou ranpli
Ki sa ki rive apre mwen te itilize dosye yo chak mwa fè kontablite a? Dokiman yo bezwen yo dwe deplase sou nan "prensipal la" sistèm ranpli . Men, olye ke jis ranpli chak dokiman endividyèlman depann sou tit li yo, mwen dosye lojikman selon gwoup la, yon pwosedi ranpli mwen jwenn anpil pi vit.
Se pou nou gen yon lòt gade nan egzanp lan nan katouch la toner enprimant.
Olye pou yo ranpli resi sa a anba "P" pou katouch toner enprimant, mwen ta ranpli yon sèl sa a anba Biwo Pwodwi pou - Resi, menm kote mwen ta ranpli dokiman tankou yon resi pou yon koleksyon pòs-li nòt oswa yon resi pou printer papye. Sa a pa sèlman fè ranpli pi vit men fè li pi fasil jwenn dokiman apre sa.
Sèvi ak mo antye ak fraz sou etikèt katab dosye ou, pa sèlman lèt
Pa gen okenn règ ki di ke ou yo, se sèlman limite a yon sèl lèt lè kreye divizyon yo nan sistèm ranpli ou. Men, si ou fè, w ap fè ou ranpli san nesesite ralanti epi konplike. Customize sistèm ranpli ou pou ou ka benefisye de ranpli pa yon gwoup epi jwenn bon kote pou mete yon dokiman pi vit.
Pou egzanp, olye pou yo jis gen yon seksyon nan sistèm ranpli mwen ki make "C", mwen menm mwen te gen yon seksyon ki make "Kliyan Files".
Dosye ki nan "Files Kliyan" yo òganize alfabè. Bote nan Pèrsonalizasyon sistèm ranpli ou nan fason sa a se ke li ka toujou plis sibdivize ak òganize si ou bezwen. Se konsa, yon kliyan gwo ta ka gen yon divizyon sistèm dosye ki make ak non li nan seksyon "Kliyan Files" seksyon sa a pou fè jwenn dokiman ki gen rapò ak li pi fasil.
Nan egzanp sa a, Lè sa a, etikèt yo sou sistèm nan ranpli ta li "B", "C", "Kliyan Files", "D" ... Gade kouman pi fasil depoze ou a vin?
Yon lòt pwovizyon ranpli a pi vit ou ranpli: Pa bliye Customize alfabè a, tou. Olye pou yo jis gen yon "M" seksyon, mete etikèt sou yon sèl "Mc" tou.
Kenbe "premye" sistèm ranpli ou an fèmen ak pratik
Lòt bagay gwo sou lè l sèvi avèk yon sistèm depo de-etap tankou yon sèl la mwen te dekri pi wo a se ke li vin pi fasil kenbe premye etap nan sistèm ranpli ou a (dosye yo chak mwa) fizikman fèmen nan espas travay ou. Ou pral pi enkline pou pote papye imedyatman olye pou yo kite yo anpile si ou gen yon fèmen, òganize kote yo ranpli yo.
Se konsa, mete dosye dènye ou a, aktyèl, ak pwochen mwa a nan yon plato oswa itilize yon dosye concertina epi mete l nan longè bra a nan espas travay ou. Anpil nan sistèm ranpli ou a ("prensipal la" sistèm ranpli, jan nou rele li pi wo a, yo ka nan tout sal la oswa menm nan yon chanm diferan antyèman, men nan enterè yo nan ekonomize tan , ou pa ta dwe gen jwenn jiska fè premye etap ou ranpli.
Ki jan yo Fè depo Fun
Konsèy konsèy yo mwen te ba ou twò lwen ta dwe ede ou koupe tan ou depanse ranpli ak anpeche friz nan sèvo. Men, sa ki sou fè tan ou depoze plis plezi?
An verite, estrateji a sèlman mwen te vini ak isit la se kòronp nan francheman, rekonpanse tèt mwen ak yon bonbon si mwen ranpli pou yon sèten kantite tan. Sa a ap travay men yo ka mennen nan mete sou anpil liv si ou gen yon anpil nan ranpli fè.
Oswa ou ka pran yon apwòch plis atistik, lè l sèvi avèk tout koulè diferan pou dosye dosye ou yo ak lè l sèvi avèk polis dwòl oswa kaligrafi pou etikèt yo. Si ou pa sa a fè depoze ou plis plezi, li pral sètènman fè li pi atire.
Ak moun ki konnen? Petèt jis lefèt ke ou ranpli a se konsa anpil pi vit kounye a ke li nan konsa òganize pral fè li yon anpil plis plezi fè.