Konsèy Jesyon File pou Dosye Dijital
Anplis de sa nan estoke dokiman lokalman sou Bureau, laptops oswa aparèy mobil pi plis ak plis biznis yo ap itilize nwaj la pou aplikasyon pou biznis debaz yo ak depo dosye. (Gade Poukisa Cloud Computing se Ideyal pou ti biznis yo ak 5 Enkonvenyans nan Cloud Computing. )
Pli lwen konplike pwoblèm nan depo se bezwen an pou anpil biznis yo pataje dokiman ant anplwaye yo .
Nan yon biwo sa a se tipikman akonpli lè l sèvi avèk yon sèvè dosye oswa aparèy rezo tache depo (NAS). Si gen aksè mobil pataje obligatwa, dokiman yo ka estoke nan nwaj la epi yo pataje pa plase otorizasyon aksè. Rezilta a nan tout sa a kapab yon kochma jesyon dosye ak kèk nan dokiman yon moun nan ki estoke nan nwaj la ak kèk lokalman, e menm dokiman endividyèl ki estoke sèlman nan yon sèl kote oswa lòt la.
Òganizasyon an se kle nan Jesyon File Elektwonik
Kèlkeswa kote dokiman yo estoke li enpòtan pou kenbe yo òganize ak monte-a-dat. Objektif la nan jesyon elektwonik dosye se asire ke ou ka jwenn sa w ap chèche pou, menm si w ap chèche pou li ane apre kreyasyon li yo.
Pifò nan jan biznis gen nan yon sèl fwa oswa yon lòt te nan pozisyon an anbarasan ki gen yon apèl kliyan epi yo pa kapab byen vit jwenn fakti a ki enpòtan oswa lòt dokiman enpòtan enpòtan.
Menm jan anmèdan se eskalade otou nan fen ane- ap eseye jwenn dokiman ki gen rapò ak kont pou kontab la oswa menm vin pi mal, taksè a .
Bon òganizasyon dokiman dijital yo espesyalman kritik nan yon anviwònman pataje - si youn nan anplwaye ou yo absan (tanporèman oswa pou tout tan!) Ou ta dwe kapab fasilman lokalize nenpòt dokiman ki kreye oswa jere pa moun sa a.
(Remake ke pèt potansyèl nan pwoblèm done ak angrese, anplwaye depanse se yon rezon ki fè plis pou pwoteje done biznis ou. Gade 6 Règleman nan pwoteksyon done biznis ).
Konsèy sa yo jesyon dosye pral ede w kenbe dosye ou aksesib:
1. Sèvi ak dosye yo enstalasyon default pou dosye pwogram.
Sèvi ak kote yo dosye default lè enstale pwogram aplikasyon yo. Anba Windows, pa pwogram konvèsyon pwogram konvansyon abite anba a (Drive Lèt:) -> Pwogram Files anyè. Enstale aplikasyon yo yon lòt kote se konfizyon ak nesesè.
2. Yon kote pou tout dokiman yo.
Mete tout dokiman yo anba yon katab "rasin". Pou yon itilizatè sèl nan yon anviwònman Windows kote a default se folder nan Dokiman mwen an.
Nan yon anviwònman pataje dosye eseye fè menm bagay la. Kreye yon katab rasin sèl (yo rele "Dokiman Pataje" pou egzanp) epi estoke tout dokiman nan dosye sub anndan folder nan rasin. Èske w gen yon sèl kote pou tout dokiman elektwonik fè li pi fasil jwenn bagay sa yo ak nan kouri sovgad ak achiv.
3. Kreye dosye nan yon yerachi ki lojik.
Sa yo se tiwa yo nan kabinè ranpli òdinatè ou a, se konsa yo pale. Itilize lang plenn pou non dosye ou; ou pa vle yo gade nan lis sa a nan dosye nan lavni an epi mande sa ki "TFK" oswa kèlkeswa lòt abrevyasyon enteresan ou envante vle di.
4. Nich dosye nan dosye.
Kreye lòt dosye nan dosye prensipal sa yo kòm bezwen rive. Pou egzanp, yon katab ki rele " Factures " ka gen ladan dosye ki rele "2018", "2017" ak "2016". Yon katab ki te rele pou yon kliyan ta ka gen ladan dosye "done kliyan an" ak "korespondans". Objektif la se gen tout dosye nan yon katab olye ke li te gen yon pakèt moun sou dosye òfelen ki nan lis.
Pa, sepandan, kreye konplèks, pwofondman-kouch estrikti Katab. Kèlkeswa kote sa posib itilize non dosye deskriptif olye.
5. Swiv dosye konvansyon yo nonmen.
Gen kèk sistèm operasyon (tankou UNIX) ki pa pèmèt espas nan dosye oswa non katab, kidonk evite sa a si anviwònman informatique ou melanje. Olye de sa sèvi ak inscres yo tankou yon delimiter (egzanp Doe_John_Proposal.doc.) Lòt karaktè tankou /? <> \: * | "^ yo tou entèdi nan dosye oswa non katab anba Windows.
Sèvi ak non dosye deskriptif pou idantifikasyon fasil ak Rekipere, men se pa ale pi lwen - dosye / non chemen gen limit longè ki varye ant sistèm operasyon yo. Anba fenèt longè a maksimòm konplè pou yon dosye (egzanp lèt la kondwi + non folder + non dosye) se 260 karaktè. Sèvi ak abi komen tout kote sa posib, tankou Jan pou janvye oswa Corp pou Corporation.
6. Fè espesifik.
Bay dosye elektwonik ki lojik, non espesifik ak enkli dat nan non dosye si sa posib. Objektif la lè nonmen dosye se pou kapab di ki sa dosye a se sou san yo pa gen yo louvri l ', li gade. Se konsa, si dokiman an se yon lèt nan yon kliyan ki raple l 'ke peman se anreta, rele li yon bagay tankou "overdue_20180115"; olye ke yon bagay tankou "lèt". Kouman ou pral konnen ki lèt la se san yo pa louvri li?
Si ou ap pataje dosye atravè imel oswa aparèy pòtab ou ka vle gen non an dosye gen ladan enfòmasyon plis espesifik, depi enfòmasyon nan katab pa pral enkli ak dosye a pataje. Pou egzanp, si dokiman ou abite nan dokiman mwen an \ ankouraje \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc ak dosye a pataje oswa kouriyèl tout moun k ap resevwa a pral wè se Doe_John_20170416.doc a epi yo pa kapab kapab di ke dosye a se yon kliyan fakti san ouvri li.
7. Fichye jan ou ale.
Pi bon lè pou ou ranpli yon dokiman se lè ou premye kreye li. Se konsa, jwenn nan abitid la nan lè l sèvi avèk "Save As" dyalòg bwat la ranpli dokiman ou kòm byen ke non li, mete l 'nan plas la dwat an plas an premye.
8. Lòd dosye ou pou konvenyans ou.
Si gen dosye oswa dosye ke ou itilize anpil, fòse yo nan tèt la nan lis la dosye pa chanje non yo ak yon! oswa yon AA nan kòmansman an nan non an dosye.
9. Cull dosye ou regilyèman.
Pafwa sa ki fin vye granmoun se evidan tankou nan egzanp lan nan folder nan yo te rele "Factures" pi wo a. Si li pa, kenbe dosye ou ankli pa netwaye soti dosye yo fin vye granmoun.
Pa efase dosye ki gen rapò ak biznis sof si ou se absoliman sèten ke ou pa janm bezwen dosye a ankò. Olye de sa, nan koleksyon prensipal ou nan dosye anba katab rasin ou a, kreye yon katab ki rele "Old" oswa "Inaktif" ak deplase dosye fin vye granmoun nan li lè ou vini nan tout yo.
( Konbyen tan ou dwe kenbe dosye biznis pou CRA oswa IRS? Eksplike konbyen tan ou dwe kenbe dosye biznis pou satisfè obligasyon taks ou.)
10. Tounen moute dosye ou regilyèman.
Si w ap kopye dosye ou sou yon lòt kondwi oswa sou kasèt, li enpòtan yo mete kanpe epi swiv yon regilye tounen moute rejim. Al gade nan 3 etap sa yo nan yon Sistèm sovgad siksè .
Bon Jesyon File Fè Jwenn Sa Ou Vle Fasil
Managing dokiman elektwonik yo ta dwe yon pati nan yon estrateji jesyon dokiman an jeneral pou biznis ou. Yon plan jesyon apwopriye dokiman ta dwe gen ladan tout aspè nan dokiman yo, ki gen ladan depo, rekipere, sovgad, ak sekirite.
Fonksyon rechèch la se yon bagay bèl bagay men li pa janm ap matche ak fasilite la pou yo te kapab ale dirèkteman nan yon folder oswa dosye. Si ou swiv konsèy jesyon dosye sa yo toujou, menm si ou pa konnen ki kote yon bagay se, ou konnen ki kote li ta dwe - yon avantaj gwo lè li rive jwenn sa w ap chèche pou. Bon pratik jesyon dosye pral delivre tan biznis ou ak lajan .