Mèt Sistèm Filing ou!
Lè w ap pran tan pou òganize sistèm ranpli ou a enpòtan. Pandan ke tout moun ta renmen gen yon biwo papye , reyalite a se ke anpil ti biznis toujou gen bezwen nan magazen dokiman papye tankou bòdwo , resi , elatriye epi yo dwe kapab fasilman rekipere yo lè yo mande yo.
Resevwa depo yo byen espesyalman enpòtan; yon sistèm ranpli ki pa-inexistant oswa sal kapab ajoute jou efò siplemantè nan tan taks sou revni ke ou pa vle manke soti sou dediksyon taks akòz resi ki manke.
Men, si biznis ou a tout tan sijè a yon kontwòl kontab epi ou pa kapab pwodwi dokiman ki nesesè yo nan sipò nan depans ou yo reklamasyon ou yo pral pi ka rejte ak retounen taks ou re-evalye .
Kòm yon pwopriyetè ti biznis , ou bezwen pou kapab opere nan biwo ou rapidman ak byen fasil . Menm si mete kanpe yon sistèm ranpli papye son difisil, li se yon travay relativman fasil ki ka fè pi fasil pa yon kèk konsèy ranpli ak ke trik nouvèl.
Ki jan yo òganize Sistèm Filing ou
(1) Chita nan biwo ou pou kèk minit epi evalye ki kote ou pral enstenye pou bagay yo.
Mwen gen yon tiwa sou bò dwat la nan estasyon m 'yo. Lè m 'premye mete kanpe sistèm ranpli mwen, mwen pa t' gen anyen nan li. Lè m 'ta gade pou plim, paperclips oswa anbakè mwen, li te plas an premye mwen ta gade, menm si mwen te konnen li te vid. Se konsa, natirèlman mwen mete plim yo, paperclips ak régler nan ki tiwa. Pou mwen, li te kay natirèl la pou atik sa yo.
Tout moun ap apwoche sa a yon fason diferan ak sa ki travay pou yon sèl moun pa ka travay pou yon lòt. Pran kèk minit pou chita nan vorkspas prensipal ou epi rive jwenn ekipman, materyèl ak dosye. Sa pral ede ou etabli plas la ideyal pou ranpli bagay sa yo pou ou pèsonèlman.
(2) Koulye a, ou konnen ki kote ou pral natirèlman gade pou enfòmasyon, ou dwe detèmine si yon sistèm alfabetik, nimerik oswa sijè ap travay pi byen pou ou.
Ki jan ou pral òganize dokiman ou a nan kategori ranpli (sètadi depans, finansye, maketing )?
Ki jan ou jwenn tretman biznis ki gen rapò ak dokiman tankou deklarasyon labank, bòdwo sèvis piblik, resi depans biwo, mòso bwa kantite mozayik , elatriye? Ki sa ki sou enfòmasyon kliyan - ou rechèch pou bagay dapre non kliyan an? Pa nimewo referans? Sa a se yon etap kritik, menm jan li pral detèmine kijan ou pral mete deyò sistèm ranpli ou. Yon fwa ou te detèmine ki kategori ou pral itilize, deside si ou bezwen ale pi lwen epi kreye subkategori. Fè sa anvan ou achte anyen pou sistèm ranpli ou.
(3) Next, apeprè detèmine bezwen depo ou yo.
Ou gen yon gwo kantite dosye ke ou gen aksè sou yon baz chak jou? Ou sèlman jwenn dosye ou chak semèn? Repons yo ap detèmine si ou bezwen yon detantè dosye Desktop, yon kabinè depoze de tiwa fèmen nan biwo ou a oswa yon tiwa kabinè kabinè kabinè katye nan sal la.
Chwazi ak anpil atansyon. Pèmèt pou kwasans lè gade nan kabinèt ranpli - achte yon bagay yo akomode de fwa dosye yo ou panse ou pral gen kounye a. Sa a ap limite kantite fwa ou pral gen resort ak reòganize sistèm ranpli ou.
(4) Envesti nan yon sistèm etikèt bon pou klè ak aksè fasil.
Lè ou kapab li etikèt yo dosye son evidan, men klè nan etikèt la pral delivre ou plis tan ranpli pase ou ka imajine.
Pifò konpayi ki fè etikèt bay modèl ki entegre ak lojisyèl an pwosesis ki pi popilè mo. Ou ka vle konsidere youn nan etikèt ti fè sistèm ki kapab kounye a tou enprime etikèt etikèt endividyèl yo. Atik ki fè devwa doub yo anjeneral yon envestisman ki gen bon konprann.
(5) Koulye a, ou pare yo achte dosye dosye.
Envestisman nan pi bon se yo achte koulè ki gen koulè pal pandye (asire w ke onglè yo mete etikèt sou plastik yo enkli) ak plenn folder dosye manila. Koulè ki gen rapò pann yo pi bon pou de rezon:
- yo fasilman disponib
- yo fè li fasil yo rekonèt kategori
Pou egzanp, si ou mete tout dosye kliyan ou a nan dosye jòn pandye, enfòmasyon finansye nan dosye ble ak anyen ki gen rapò ak maketing nan dosye wouj, ou ka fasilman wè apeprè kote ou ta dwe chèche pou yon dosye patikilye.
Senp se pi bon
KISS prensip la aplike pou mete kanpe yon sistèm ranpli ki fasil pou itilize ak fasil pou devlope ak. Kenbe li senp amoure! Gwoup sijè laj yo pral pèmèt ou fasil ajoute dosye nouvo jan ou grandi, epi yo pral elimine bezwen an ajou oswa reòganize sistèm ranpli ou a sou yon baz regilye.
Kenbe li senp pral tou fè li pi fasil yo entegre papye ou ak dosye dijital kòm yon pati nan sistèm jesyon jeneral dokiman ou .
Ale papye kote posib
Si ou ap eseye vèt biznis ou epi fè chanjman nan yon "Biwo papye" ou ka eskane depans pou depans epi estoke yo ak lòt enfòmasyon kontabilite dijital ou yo. Gen kèk nan aplikasyon ki pi nouvo lojisyèl kontablite Cloud ki fasilite sa a pa gen apps mobil ki pèmèt ou pran yon telefòn mobil menen nan yon resi depans ak dosye li sou vole a (al gade Software Kontablite Pi bon pou Kanadyen Ti Biznis ).
Kenbe nan tèt ou ke kopi papye oswa imaj dijital nan resi depans yo jeneralman akseptab nan Ajans la Revni Kanada (CRA) bay yo klèman lesib. Si se pa sa, CRA a ka mande pou wè dokiman papye orijinal yo pandan yon odit oswa demand pou dokiman, kidonk orijinal yo ta dwe toujou kenbe pou tan ki preskri. (Gade konbyen tan mwen dwe kenbe dosye biznis mwen an? Pou plis enfòmasyon.)