Yon nouvo kliyan lèt akeyi se yon pati enpòtan nan acquisition kliyan nouvo , espesyalman si biznis ou se youn ki konsantre sou relasyon pèsonèl. Lè wap pran tan pou ekri yon lèt nouvo lèt akeyi gen kèk benefis, tankou:
- Montre kliyan ou ke ou apresye biznis yo
- Ofisyèlman entwodui konpayi ou a kliyan nouvo
- Rasanble nouvo kliyan yo ke yo te pran desizyon an dwa nan chwazi konpayi ou an
- Bay enfòmasyon enpòtan kontak
Leson patikilye etap-pa-etap sa a pral mache ou atravè yon fòma nouvo kliyan akeyi lèt, ak seksyon yo li gen ladan, kidonk, ou ka itilize li kòm yon modèl nan pwòp biznis ou.
01 - Lèt Konpayi
Nouvo kliyan ou ta dwe ekri lèt ou a sou papye konpayi ou, oswa omwen gen ladan enfòmasyon kontak ou.
Èske w gen pwofesyonèl tit ak konpayi ou branding se yon fason ekselan ranfòse mak ou nan lèt akeyi ou ak tout kominikasyon kliyan. Men, si ou pa gen papye pou lèt nouvo lèt ou a, ou ta dwe enkli:
- Konpayi non
- Adrès retou
- Nimewo telefòn
- Adrès Imèl
Ou ka vle tou gen ladan yon nimewo faks, sit entènèt konpayi ak nenpòt lòt metòd kontak ou genyen.
02 - Adrès Dat ak Moun k ap resevwa a
Nan konmansman an nan nouvo kliyan lèt ou a ta dwe gen ladan dat la nan lèt la ak adrès postal moun k ap resevwa ou a, tout gòch ki aliyen.
Bwat adrès moun k ap resevwa a dwe enkli tipikman:
- Non konplè (avèk prefiks)
- Tit
- Konpayi
- Adrès lakay
03 - Salitasyon
Nan seksyon sa a nan lèt ou nouvo lèt akeyi, ou pral tipikman voye bonjou moun k ap resevwa ou pa non, ki te swiv pa yon kolon.
Si ou voye bonjou pou benefisyè a avèk premye non li (sa vle di, Jane), oswa plis fòmèlman, yon prefiks ak non ou (sa vle di, Chè Madam Doe), ap depann de relasyon ou avèk kliyan an.
04 - Mesaj Byenveni
Fraz la ouvèti ki nan yon nouvo kliyan lèt akeyi vini apre salitasyon an, epi yo ta dwe gen ladan yon mesaj akeyi kliyan an.
Isit la se yon egzanp yon fraz ouvèti nan yon nouvo kliyan lèt akeyi:
"Nan non tout antye Smith Consulting anplwaye a, mwen ta renmen pran opòtinite sa a akeyi ou kòm yon nouvo kliyan. Nou kontan pou ou ak nou."
05 - Entwodiksyon nan Konpayi an
Kò lèt nouvo lèt ou a ta dwe gen ladan yon entwodiksyon nan konpayi ou, osi byen ke reiterasyon nan kapasite ou.
Isit la se yon egzanp yon entwodiksyon konpayi:
"Nan Smith Consulting, nou fyè dèske nou ofri kliyan nou yo reponn, sèvis konpetan ak ekselan. Kliyan nou yo se pati ki pi enpòtan nan biznis nou an, epi nou travay san pran souf asire ou satisfaksyon konplè ou, kounye a epi pou osi lontan ke ou se yon kliyan . "
Nan seksyon sa a, ou pral vle tou prezante tèt ou, epi kite kliyan an konnen ki sa wòl ou pral jwe nan li oswa rapò li yo ak konpayi ou.
Isit la se yon egzanp yon entwodiksyon pèsonèl:
"Mwen menm tou kontan enfòme ou ke mwen pral pwen prensipal ou nan kontak nan konpayi an, epi mwen ankouraje ou kontakte m 'nan nenpòt ki lè ak kesyon ou a, kòmantè ak fidbak."
06 - Enfòmasyon sou kontak
Youn nan pati ki pi enpòtan nan yon lèt nouvo lèt akeyi se seksyon an ki gen ladan metòd divès kalite kontakte ou, tout nan yon sèl kote. Seksyon sa a nan lèt akeyi ou a ta dwe byen klè ki jan ak ki lè kliyan ou ka jwenn an kontak avèk ou lè li gen kesyon oswa lòt pwoblèm.
07 - Rasirans
Seksyon sa a sot pase yo nan nouvo kliyan ou lèt akeyi ta dwe yon lòt fwa ankò remèsye kliyan an pou biznis li oswa li, Lè sa a, ranfòse ke ou kontan akeyi yo kòm yon kliyan ak pare fè sa li pran yo asire yo ke yo satisfè.
Lide a se yo fèmen lèt la sou yon nòt pozitif, epi kite nouvo kliyan ou santi ou byen, apresye ak enpòtan.
Isit la se yon egzanp fraz ki sot pase a nan nouvo kliyan ou lèt akeyi:
"Jane, di ou mèsi ankò pou konfye Smith Consulting ak bezwen ki pi enpòtan biznis ou yo. Nou onore pou sèvi ou."
08 - Fèmti
Fèmen nan nouvo kliyan lèt ou akeyi gen ladan yon vedèt (sensèman, konsidere, pi bon konsidere, vrèman ou, elatriye), siyati ou ekri, ak non ou ak tit.
Li enpòtan toujou gen ladan siyati aktyèl ou epi yo pa yon siyati òdinatè ki te pwodwi pèsonalize lèt la. Siyati ou ta dwe ale nan ant valediksyon an ak non ou, kidonk ou pral vle kite yon kèk espas siplemantè la.