Leson Aprann nan Planifikasyon ak Egzekisyon Evènman Jou Y-ME nan Manman an
Planifikatè evènman espesyal - espesyalman moun ki nan mond lan san bi likratif - konnen ke òganize yon evènman ranmase deyò se yon gwo lide. Kalite evènman sa yo, tankou lòt lide pou ranmase lajan nan kominote a, egzije planifikasyon pou evènman ane kap vini an kòmanse imedyatman apre evènman ranmasaj ane sa a fini. Li enpòtan pou debrief evènman an epi diskite sou sa ki te mache byen ak sa ki kapab amelyore sou pandan ke evènman an toujou fre nan lespri ekip la.
Diskite sou siksè ak amelyorasyon yo asire ke karakteristik sa yo ka enkli oswa amelyore pou evènman ane pwochèn lan. Planifikasyon aktif sa yo ajoute valè pou moun k ap patwone yo tou. Epi, inevitableman, tout kominote siksè ap mache espwa pou devlope ak elaji de ane a ane.
Li enpòtan yo rete konsantre sou objektif prensipal la nan kenbe evènman sa yo: pou ranmase lajan. Pou planifikatè evènman sa yo ki te deja kenbe yon mache kominote, youn nan moman ki pi enpòtan pou planifikasyon aktyèlman k ap pase apre mache a fini. Pou aprann sou aspè yo anpil nan planifikasyon ak egzekite yon mache fundraiser kominote, nou pral jwenn yon dèyè-sèn yo gade nan Evènman Jou Manman an akomode pa Y-ME Òganizasyon kansè nan Tete Chicago.
Y-ME Jou manman an Kansè Lajan Kansè Walkraiser
Y-ME te fonde pa de sivivan kansè nan tete nan lane 1979. Te ki pa Peye-a te pi byen li te ye pou pwogram Multi-Lingual li yo nan pwogram Kansè nan Tete pou kansè nan tete.
Pwogram lan te vin rekonpans kòm sèl liy dirèk gratis 24 èdtan nan peyi a antyèman pa sivivan kansè nan tete ki resevwa konseye kanmarad yo. Men, òganizasyon an tou òganize yon pwomnad anyèl ranmase sou Jou Manman an, ki sipòte pwogram yo ak sèvis yo. Retounen An 2007, Y-ME leve soti vivan plis pase $ 7 milyon dola ak prèske 43,000 pyeton soti nan 12 vil yo.
Pa 2008, 15 lavil te patisipe. Malerezman, Y-ME fèmen pòt li yo nan 2012, men eritaj la nan ranmaseur anyèl li rete yon etid ka gwo pou planifikatè evènman san bi likratif.
Anpil nan siksè ranmasaj Y-ME a kapab atribiye nan yon apwòch òganize pou planifye epi kenbe yon je sou objektif ki pi enpòtan yo an premye. Liz Klug, ansyen direktè òganizasyon an nan evènman espesyal sa a te di apre ane dosye yo an 2007: "Nou gen yon plan pou divès pwen nan tan pandan pwosesis planifikasyon an. Se konsa, nou pral pran etap sa yo ankouraje pwen ki pi kritik nan tan asire ke nou ap reyisi. Pou egzanp, nan yon vil kote nou ka òganize yon evènman pou premye fwa, nou dwe konsantre sou fè sèten nou gen yon pidevan gwo ak kote kote moun ap vle retounen. Desann wout la, nou ka konsantre sou boutik kafe nou pral depoze bwochi. "Ann pran yon gade nan jan Klug ak ekipman planifikasyon evènman Y-ME òganize tankou yon evènman siksè.
Planifikasyon Etap 1: Analize chif yo
Hosting yon mache kominote oswa evènman ki sanble egzije pou pote ansanm plizyè diferan objektif konstitiyan, men finalman, asosyasyon an oswa charite hosting evènman an ap fè sa yo ranmase lajan pou kòz yo.
Se poutèt sa, premye etap la nan planifikasyon pwochen evènman an rive lè evènman aktyèl la fini, ak pi fò nan ki travay antoure "nimewo yo."
"Nou gade byen nan nimewo yo apre evènman an fini," eksplike Liz Klug, "Nou konpare ki jan nou te fè ane sa a kont ane a anvan. Nou gade eksperyans patisipan an. Nou evalye kategori nou yo nan parennaj. Nou reponn a nenpòt imèl imedyat sou evènman yo. "Planifikatè Evènman pral tou pran mezi imedyat pou asire tout moun ki patisipe nan evènman ane sa a ap kontinye ane pwochèn.
Klug tou fouye desann nan detay yo. Nan evalyasyon li, li gade tout bagay ki soti nan kantite volontè ki te patisipe nan volim nan mayo distribye. Lè sa a, li ta mande si li bezwen plis oswa mwens pou ane kap vini an.
Planifikasyon Timeline
Pou moun ki òganize yon mache pou kolekte lajan kominote a, li enpòtan pou konnen ki etap yo ta dwe okipe nan plizyè fwa.
Pifò ONG pa gen liksye nan anplwaye anpil ak manm komite volontè nan kondwi siksè evènman an. Men, planifikatè yo rekonèt ke yo dwe asire ke yo travay kole kole ak biwo majistra vil la ak depatman travay piblik yo ka resevwa evènman an nan kalandriye piblik la.
Klug sijere ke premye etap la apre yo fin analize nimewo ane pase yo dwe konsantre sou rekritman antrepriz. Si evènman an pa yon nouvo pwogram, li enpòtan pou jwenn sipò rèstriktirasyon pou evènman ane kap vini an imedyatman apre evènman ane sa a fini. "Nou konsantre sou renouvle parennaj lè nou lage evènman an vlope-up rapò," Klug di. Li ofri tou en sa yo pou planifikatè ki enterese nan òganize yon mache kominote kòm yon evènman pou ranmase lajan:
- Idantifye moun k ap patwone
- Devlope pwogram ekipman mache yo
- Detèmine aktivite evènman yo
- Kòmanse mache rekritman
- Finalize lojistik evènman
- Kenbe evènman an
- Kenbe yon "di ou mèsi" evènman
- Evalye epi kòmanse evènman ki vin apre
Y-ME ta tou anboche yon konpayi lojistik deyò pou okipe anpil nan kondisyon lojistik li yo. Men, youn nan pi itil la te aplike yon sistèm enskripsyon sou entènèt.
Sistèm Enskripsyon Sistèm sou entènèt
Y-ME byen vit aprann sou enpòtans ki genyen nan lè l sèvi avèk entènèt la pou enskripsyon sou entènèt e li gen depi fòtman defann pou itilize nan teknoloji a pou enskripsyon sou entènèt ak pou ranmase lajan.
Yo envesti nan yon sistèm jesyon relasyon konstwiksyon sou entènèt pou sèvi kòm sit entènèt ras 2003 yo. Kalite sistèm sa a sèvi kòm yon sit entènèt pèsonèl pou volontè pou fè apèl pèsonalize pou donasyon ak lòt patisipasyon. Li kaptire enfòmasyon nan yon baz done sèl epi li sèvi kòm yon zouti pou mache kaptenn ekip pou ankouraje manm yo.
Patisipan yo sou entènèt ogmante de 4,000 a 11,594. Donasyon sou entènèt ogmante de 5,000 a 19,650. Ekip Y-ME a te kwè ke li te kontribye pou rive yon objektif $ 2.35 milyon, epi kòm yon bonis, teknoloji a redwi depans administratif yo apeprè $ 20.000.
Tankou yon sistèm ka sèvi tou kòm yon zouti enpòtan kominikasyon ki pèmèt yon òganizasyon pou swiv epi kontinye enplike elektè yo pi lwen pase jou a ras tèt li.
Ras Jou Timeline
Mache kominotè yo pi souvan pwograme nan maten an. Tou depan de konpleksite nan signalisation ak kote, mete kanpe pou evènman an ka anjeneral kòmanse osi bonè ke yon semèn anvan evènman an, ak pi aktivite ki pase yon jou koup anvan mache a.
Lè Y-ME ta dwe planifye pou evènman anyèl pou ranmase lajan yo, ekip la ta anjeneral eseye limite zòn nan kote yo te kenbe mache a pou ke li pa t mande pou yon kantite siyifikatif nan tan resous pou egzekite travay operasyon sèten tankou fèmen lari yo. Mache yo te jeneralman ki pa konpetitif, kidonk li ede tou ke yo pa t 'gen yo konsidere kondisyon yo ki nesesè pou yon anviwònman ras pi konpetitif.
Orè a pou jou ras tèt li anjeneral koule jan sa a:
- Evènman planifikasyon Evènman rive (2.5 èdtan anvan mache)
- Volontè Tcheke-an (2 èdtan anvan mache)
- Sponsor Tcheke-an ak enstalasyon (2 èdtan anvan mache)
- Enskripsyon kòmanse (1.5 èdtan anvan mache)
- Kòmanse Liy Enstalasyon (30 minit anvan mache)
- Ouvèti Seremoni (10 minit anvan mache)
- Ras kòmanse
- Main Stage nan Lwazi-Kòmanse (1 èdtan apre mache kòmanse)
- Ofisyèl prensipal Etap Remarks (apre mache konkli, nan mak 1.5 èdtan)
- Pwogram nan ofisyèlman fini (3 èdtan apre mache kòmanse)
- Event Breakdown Kòmanse (apre evènman ofisyèlman fini)
Konsèy pou Planifye yon Mache Kominote oswa Kouri
Pou òganizasyon sa yo ki enterese nan kenbe yon mache kominote oswa kouri pou premye fwa, Klug ofri sijesyon plizyè ki pral ede asire yon evènman siksè .
- Kòmanse ak kondwi cho, ki gen ladan ki byen konekte volontè, moun ki ap sipòte oswa ekip gwo. Defini rezilta mezirab.
- Evalye evènman konkiran nan vil / kote ou yo idantifye pi bon pratik yo ak zòn pou amelyorasyon.
- Travay ak biwo vil ak distri pak majistra vil la pou diskite sou pèmi nesesè yo ak lojistik evènman ou yo: tan, kote, kantite patisipan yo. Asire w ke w ap prepare pou reyinyon sa yo.
- Konprann bidjè ou ak asire w ke ou kenbe depans fonksyònman ou a 25-30% pou yon nouvo evènman. Gen kèk òganizasyon charite pral fè efò pou 15-20% nan depans total.
- Sipòtè sekirite yo absòbe 100% nan depans sa yo opere nan evènman ou.