Pou anpil biznis, kont depatman peyab pa jwenn anpil atansyon sof si yon bagay ale mal. Sepandan, gen yon anpil yo dwe te vin soti nan kont depatman peyab ki byen kouri. Kontrèman, gen yon anpil nan pwoblèm ki ka soti nan yon sèl ki senpleman bwote ansanm. Depatman sa a souvan gen yon efè menmen sou koule lajan kach yon biznis, e gen opòtinite ki ka jwenn oswa pèdi soti nan pran avantaj de akò peman ak Swèd.
Yon kont byen fèk depatman peyab ta dwe kapab pran avantaj de rabè volim ak rabè peman bonè kòm byen ke detèmine pi bon fason pou kenbe lajan kach ki pi ki disponib nan yon biznis pou lòt depans ak envèstisman. Depatman sa a ta dwe kapab tou asire ke Swèd yo satisfè obligasyon yo ki baze sou akò ak kontra, kidonk si volim oswa bon jan kalite estanda yo pa satisfè, pwoblèm yo rezoud ak aksyon apwopriye korektif yo te pran.
Komen Kont Peye Peye
Malgre ke gen anpil opòtinite pou koupe depans ak libere moute lajan kach, gen tou yon kantite obstak ke biznis fè fas a lè eseye reyalize objektif sa yo. Ekspozisyon Kontablite Canon a 2014 Rechèch kontablite te jwenn ke pwosesis papye se te youn nan pi gwo sous pwoblèm pou anpil òganizasyon, ak tan li pran pou fè fas ak facture papye ke yo te pwoblèm nan pi gwo.
Lòt sous pi gwo enkyetid yo te:
- Asire ke peman yo te fè sou tan
- Ranfòse pwosesis la apwobasyon fakti
- Jwenn tèm peman ki pi bon ak founisè ak asire ke obligasyon yo satisfè sou tou de bò
- Fè fas ak yon varyete de kontribyab founisè ak sistèm fakturasyon
- Anrejistreman ak verifye sekirite nan done ak tranzaksyon yo
Anpil nan pwoblèm yo ki nan lis yo te vin pi mal oswa kreye pa yon reliance sou faktur papye. Objè papye se yon pwoblèm souvan nan anpil òganizasyon, ki mennen nan peman an reta oswa manke. Anplis de sa, pandan ke yon kantite biznis yo enterese nan nimerik dokiman yo, majorite nan Swèd yo toujou poste bòdwo papye oswa voye yo pa faks.
Pifò nan ti biznis yo okipe kont pwòp yo peyab dokiman, ak anpil nan sa a se fè manyèlman. Depi kèk founisè yo te chanje sou bòdwo elektwonik, pifò òganizasyon yo depanse gwo kantite manpower manyèlman k ap antre done ak kreye kopi dijital nan dokiman.
Sèvi ak papye dokiman souvan ralanti pwosesis apwobasyon fakti depi kopi dwe fèt ak delivre bay manm apwopriye nan jesyon pou revizyon. Lè dokiman an pa fasil pou jwenn oswa disponib nan yon fòma dijital, li se yon defi pou analize done yo epi asire ke akò peman pi bon yo te jwenn ak obligasyon ke yo satisfè. Sou tan ak byen bonè akò rabè peman ka fasil pou pèdi si biznis yo pa kapab fè peman lè yo oblije, kidonk pwoblèm ki gen rapò ak dokiman ka koute chè.
Amelyorasyon ak optimize
Akòz lefèt ke yon kantite pwoblèm ki gen rapò ak kouri nan apwopriye nan kont depatman peyab tij soti nan lakòz yo rasin menm, gen tou kèk ajisteman ke òganizasyon ka fè ki pral pran swen nan anpil enkyetid nan menm tan an. Twa nan fason ki pi efikas ke biznis yo ka rasyonalize kont depatman yo depatman peyab yo se:
- Sèvi ak rekonesans objè karaktè nan nimerik dokiman
- Pran avantaj de portails sou entènèt ki aksesib a Swèd
- Kreye workflows jesyon
OCR
Pandan ke anpil konpayi regilyèman pran avantaj de eskanè yo kreye kopi dijital nan dokiman, sa a jeneralman sèlman enplike nan kreye yon imaj de yon dokiman ki sove sou yon òdinatè. Sa vle di ke enfòmasyon toujou bezwen yo dwe antre nan manyèlman nan yon baz done, se konsa pandan y ap pèt la nan dosye ki pi piti nan yon pwoblèm, li toujou tan konsome.
Objektif rekonesans karaktè, oswa OCR, enplike nan fouye yon dokiman ak dosye retrèt soti nan li. Done sa yo ka otomatikman ajoute nan yon baz done oswa calcul. Pwosesis OCR a ede redwi pwoblèm lan nan erè erè done antre ak pèmèt enfòmasyon yo dwe antre nan le pli vit ke dokiman an te resevwa. OCR pran apeprè menm tan an pou yon anplwaye kòm optik yon dokiman yo kreye yon dosye imaj, epi li jeneralman pa mande pou nenpòt etap siplemantè. Pa Gartner, gen òganizasyon ki kapab poste 80 pousan oswa plis nan bòdwo yo san yon anplwaye ki gen yo dwe patisipe dirèkteman.
Portail distribitè
Ranfòse pwosesis la pou antre nan bòdwo ak done nan yon sistèm santralize ka pèmèt biznis yo kreye oswa pran avantaj de yon Portal sou entènèt ki pèmèt yon biznis ak founisè li yo swiv lòd, gade nan bòdwo ak wè lè peman yo te fè. Fè done sa yo disponib nan yon kantite moun ki nan yon òganizasyon ka ede asire ke kont depatman peyab gen bon sipèvizyon, e li ka ede pi vit tan li pran pou apwouve bòdwo. Pèmèt Swèd aksè a pòtal la pèmèt biznis sa yo soumèt bòdwo yo epi swiv peman yo osi byen ke yo dwe okouran de nenpòt ki pwoblèm ak materyèl ou resevwa oswa fakti pwoblèm yo.
Etabli Workflows ak Pwosesis
Sepandan yon òganizasyon deside okipe efò jesyon done yo, li enpòtan ke gen yon pwosesis etabli an plas pou jere kont ak peman yo. Sa a pèmèt biznis yo asire ke operasyon yo ap travay ak figi soti altènativ yo si yo ankonbran oswa mennen nan erè oswa reta. Dapre Deloitte, pwosesis sa yo ta dwe detaye sa kont depatman peyab yo fè lè li resevwa yon fakti, ki jan done se opinyon ak pataje ak ki pwosesis la se pou resevwa bòdwo apwouve. Gen ta dwe tou direktiv pou detèmine pi bon fason pou fè fas ak peye diferan kalite Swèd.
Pandan ke Swèd anpil ofri rabè pou peman nan lespas 30 oswa 90 jou, li ka pa vo rabè a si fè sa inibit koule lajan kach yon òganizasyon an. Li esansyèl tou ke gen yon fason verifye ke tou de konpayi an ak founisè yo satisfè preskripsyon yo nan yon kontra oswa yon akò. Etabli workflows pou fè fas ak pwoblèm sa yo ka ede òganizasyon fè bon chwa yo.
Lè Swèd yo pa fournir sou tan, nan kantite ase oswa kantite ki apwopriye nan stock, konpayi yo pa ka vle peye bòdwo jiskaske zafè sa yo yo te rezoud. Yon workflow ka kritik nan etabli sa ki ta dwe fè lè pwoblèm sa yo leve. Anplis de sa, peman bay founisè yo bezwen tou dwe fèt nan tan pou anpeche pèdi rabè oswa transfere penalite pou peman an reta. Chak akò founisè yo dwe dokimante ak mete ajou kòm chanjman sa yo, ak pwosesis yo ta dwe asire ke chak kont yo dwe okipe kòmsadwa.
Kreye workflows ka ede tou yon konpayi:
Outsourcing
Digitizing dosye, aplikasyon OCR ak lè l sèvi avèk yon Portal ki Swèd gen aksè a pa kapab yon bagay ki nesesè pou pi piti biznis, men òganizasyon pa ta dwe asime ke pri a ap anpeche yon biznis nan men yo te kapab pran avantaj de yo. Pandan ke pri a nan mete kanpe ak kenbe sistèm elektwonik ka entèdi pou anpil òganizasyon ti ak mwayen ki menm gwosè ak, fè sa nan kay la souvan pa nesesè. Genyen yon varyete founisè twazyèm pati ki òganizasyon ka konfye travay sa yo. Òganizasyon yo ka jwenn asistans tretans pou tout bagay soti nan mete kanpe yon pwosesis OCR pou ede yon konpayi kreye workflows pou analize kontra founisè yo.
Pandan ke òganizasyon yo pa ka kapab fè depans yo nan mete ann aplikasyon yon varyete de IT sistèm sou pwòp yo, li te gen yon twazyèm-pati okipe yo se souvan trè abòdab. Biznis yo ap bezwen konpare depans yo nan lè l sèvi avèk pati deyò yo devlope sistèm sa yo kont ekonomi yo potansyèl ak valè de libere moute lajan kach, men tretans pèmèt òganizasyon yo pran avantaj de teknoloji ak sistèm ki ta nòmalman ka twò chè.
- Asire ke lòd achte yo kreye pou chak nouvo lòd
- Verify ki bòdwo matche ak pwodwi yo resevwa epi satisfè akò kontra
- Tcheke dosye yo pou asire ke peman yo fèt, yo ke yo te fè sou tan ak yo ke yo pa double
- Detèmine metòd ki pi bon pou peye bòdwo yo, tankou nan EFT oswa kat kredi, pou diminye frè yo