Chwazi tèm ou ak kote ou ye
Etap sa a reprezante de varyab yo ke odyans ou a vle konnen anvan nenpòt lòt bagay.
"Kote a ak poukisa" nan reyinyon an pral imedyatman enpak ki moun ki pral envite ak si wi ou non yo pral patisipe.
Pidevan a ou chwazi enpak reyinyon an jeneral ak afekte moun lòt desizyon ou pral bezwen fè lè planifikasyon evènman an.
Idantifye patisipan yo
Yon gwo pati nan kouri yon reyinyon konsantre ak pwodiktif ap evite distraksyon, ak sa vle di limite envite nan desizyon an chèf tèt yo. Gen yon tandans nan kilti antrepriz ki enkli tout pati ki gen rapò nan kominikasyon, men ou ka ranfòse pwodiksyon pa elimine asosye ki ta ka ralanti pwogrè ak diskisyon enpòtan. Olye pou yo envite patisipan ki pa vote yo, ankouraje patisipan kle pou pale ak sibòdone yo anvan yo vini nan reyinyon an.
Ofri twa dat ak lè
Fè atansyon sou jan ou mande sou disponiblite patisipan yo. Li fasil pou ouvri yon "bwat Pandora" nan pwoblèm lè li rive fè yon dat pou chak rankont pou reyinyon ou.
Yon fason pou evite sa a se yo ofri yon dat ak kèk kèk, Lè sa a, mande chak moun ki yon sèl travay pi byen. Si ou gen chans Lè sa a, youn nan dat yo ap matche ak pou tout moun. Si ou pa, ou pa bezwen pè mande èskli yo si yo ka ajiste kalandriye yo pou akomode majorite a.
Kreye yon Itinerè
Li enpòtan pou gen yon orè pou ki sijè yo pral diskite ansanm ak ki moun ki pral dirije chak segman nan reyinyon an.
Planifikatè ka bezwen chèche konsèy soti nan ekzekitif an tèt yo nan lòd yo avèk presizyon kreye yon chimen. Yon fwa premye bouyon an fin ranpli li ta dwe soumèt bay gwoup la pou apwobasyon.
Diskite sou bezwen prezantasyon yo
Gen anpil fason diferan pou prezante lide nan gwoup la, epi chak oratè pwograme pral gen pwòp preferans yo. Fonksyonalite PowerPoint, aksè entènèt, ak ankadreman blan yo se sèlman kèk nan eleman yo ou ka bezwen pou fè aranjman pou. Fè aktif nan mande detay sa yo, epi swiv jiska konfime yo yon kèk jou anvan reyinyon an.
Orè Catering
Kle nan kòmann-nan manje pou reyinyon ti se kenbe meni an fonksyonèl. Ou pa vle Restoration nan entèfere ak nenpòt aspè nan biznis la nan men, kidonk evite tro fòmèl manje si sa posib. Si yo mande yon manje midi chita-desann Lè sa a, eseye liv yon chanm adjasan pou manje a pou ke patisipan yo ka jwenn tounen nan reyinyon an pi vit ke posib.
Voye final detay
Apeprè sèt jou anvan evènman an ou vle voye yon kopi final chimen an ak detay pou chak patisipan. Sa a ta dwe gen ladan tout bagay ki te bay lòd pou jounen an. Gen ladan tou direksyon, enfòmasyon pakin, nimewo chanm ak kontak ijans.
Si ou ap travay ak ekzekitif Lè sa a, kopye asistan administratif yo sou imèl la tou.
Reyinyon Jou
Kòm planifikatè a reyinyon, li se travay ou a asire w evènman an vin kouri dèyè siksè. Natirèlman, ou pral vle rive sou plas byen bonè yo enspekte sal la epi rankontre ak Restoration a ak A / V koòdonatè. Tou depan de kote a, ou ta ka vle tou afiche signalisation pou ke tout moun jwenn wout yo nan sal la.
Ak gen ou genyen li - uit relativman senp etap sa yo planifye yon siksè reyinyon ti.
Egzekite chak etap ap evidamman pran tan ak dilijans sou pati ou, men kominike plan ou a patisipan yo se mwatye batay la. Moun yo ki pi plis konnen ki sa yo atann de reyinyon an, plis prepare a yo pral jwenn desann nan biznis.