10 Konsèy pou Ekri Bonjan Donatè Mèsi Lèt

by Joanne Fritz

Ou pa janm ka di mèsi twò byen oswa twò souvan

Di di ou mèsi nan yon donatè fini yon tranzaksyon men bati yon pon nan sipò nan lavni ak pi fon angajman. Fè li byen, epi ou se sou wout ou nan siksè pou ranmase lajan nan lavni.

Isit la yo se dis konsèy pou fè lèt sa a mèsi jis dwa.

01 - Jwenn li nan vit nan lapòs

Karant-uit èdtan se yon rotation ideyal pou yon lèt di ou mèsi. Si sa se enposib, vize pou pa plis pase yon semèn. Ou vle donatè a sonje ke li te fè don an pou ke mèsi ou ranfòse aksyon l ', li rekonpanse l' pou bay.

Lè w gen lèt la byen vit pral fè bwa non charite ou a nan lespri donatè a, rasire l 'ke ou te resevwa don an, epi enpresyone l' ak efikasite ou ak reflechi.

Menm donatè sou entènèt ta dwe resevwa yon lapòs voye lèt di ou mèsi, men sa se chè, ak anpil ONG yo ap deplase sou entènèt otank posib. Nan ka sa a, asire w ke donatè sou entènèt ou a pa te jis vinn yon resevwa kourye. Pran tan yo pèrsonalize yon kouriyèl di ou mèsi epi vire l 'nan yon bagay memorab

Brose moute sou pi bon pratik pou kouriyèl lèt di ou mèsi . Nan bwat imèl plen, lèt di ou mèsi ka ale inapèsi, kidonk peye atansyon sou liy sijè li yo ak asire ke liy ki soti nan liy byen klè idantifye òganizasyon ou an.

Genyen yon anpil nan obstak remèsye yon donatè pa imèl ke ou ta ka bliye. Li gen yo rete soti nan katab la SPAM , trape atansyon donatè a, ak fè l 'l' oswa li nan ouvèti mesaj la. Pa kite fasilite ak pri relativman ba nan imèl avèg ou nan enpèfeksyon li yo.

02 - Fè li pèsonèl

Pèrsonalize lèt ou di ou avèk non donatè a (doub tcheke òtograf la epi pa janm rele yon Ms yon Mr), epi ekri dirèkteman nan moun nan. Premye non yo se pwisan.

Ki sa ki travay pou yon lèt pou ranmase lajan tou travay pou yon lèt di ou mèsi. Pou egzanp, sèvi ak pwonon pèsonèl , tankou "ou," "nou," ak "I."

Mete enfòmasyon sou donatè a, tankou konbyen tan yo te yon donatè, oswa ke ou jwi wè yo nan evènman ki sot pase a. Petèt donatè a te resevwa yon prim oswa vinn yon pwomosyon. Ezite ajoute yon bagay sou li nan lèt ou a.

Yon bon sistèm dosye donatè yo pral pi bon zanmi ou lè li rive nivo sa a nan pèsonalizasyon. Pifò sistèm, menm pri ki ba, gen kapasite pou pran enfòmasyon aktyèl sou donatè ou yo.

Ki lè yo te bay dènye? Eske yo te volontè? Ki lè dènye fwa donatè a te gen kontak avèk òganizasyon w lan e ki sa ki te nati a nan entèraksyon sa a?

Si sa a se yon donatè premye fwa, voye yon pake akeyi, epi envite donatè a abònman pou bilten ak anons.

Si ou remèsye yon donatè depi lontan, konsidere yon nòt alekri olye ke yon lèt fòmèl, oswa yon lòt fason kreyatif di mèsi .

03 - Kowòdone li ak tèm kanpay

Kowòdone di ou mèsi ak apèl la oswa kanpay ki te pote nan don an.

Draft yon modèl pou yon lèt di ou mèsi lè ou ekri materyèl pou ranmase lajan ou yo. Reflechi sou li kòm yon pati nan pake kanpay ou. Si don an se nan repons a kèk estimilis lòt ... petèt yon evènman ou sèn ... gen rapò lèt la nan evènman sa a.

Vini tout sèk tounen nan apèl la amelyore kolorite a nan non òganizasyon ou an nan lide donatè a. Li se tou rasire donatè a.

Si don an se an repons a yon apèl patikilye imèl, devlope yon paj aterisaj pòs-don sou sit entènèt ou an espesyalman pou moun ki donatè.

Jenerik se deyò. Espesifik nan sa ki donatè a te wè ke fòse li oswa li bay se yon dwe. Pou egzanp, si yon donatè bay èd pou moun ki viktim yon tranblemanntè, asire ou remèsiman ou refere a sitiyasyon sa a.

04 - Itilize istwa pou konekte donatè yo bay rezilta yo

Ede donatè yo visualized ki jan yo te depanse lajan yo Pi bon fason pou fè sa se pou rakonte yon istwa sou yon moun patikilye ki te ede don an. Istwa a pa bezwen lontan. Jis yon fraz kèk ak lè l sèvi avèk non yon moun nan ka ase yo eksite senpati nan donatè a.

Fè donatè ou ewo a nan istwa sa yo. Li oswa li te fè istwa sa posib. Kenbe yon envantè nan istwa sou bagay sa yo bon charite ou akonpli. Lè sa a, mete kanpe blòk nan kopi lè l sèvi avèk istwa sa yo epi lage yo nan lèt di ou mèsi jan sa apwopriye.

Chanje moute istwa yo souvan ap kenbe lèt ou fre epi fè li pi fasil yo voye anpil lèt san yo pa gen fè chak nan yo konplètman nouvo.

Menm si ou sèvi moun ki nan sitiyasyon sansib ak ou bezwen pwoteje idantite yo, gen fason yo rakonte istwa yo san yo pa konpwomèt sou vi prive yo.

05 - Fè yon moun reyèl siyen lèt ou yo

Evite siyati dijital sof si ou ap voye dè milye de lèt nan yon moman. Menm lè sa a, lèt rezève ki ale nan donatè bay donasyon siyifikatif pou direktè egzekitif ou a, prezidan an tablo, oswa yon chèz pou ranmase lajan kòm volontè yo siyen. Itilize koupon reyèl premye klas pou lèt sa yo.

06 - Ajoute yon pèsonèl, nòt men-ekri

Si sa apwopriye, mande Direktè Egzekitif oswa Prezidan Komisyon an pou ajoute yon nòt pèsonèl nan lèt la. Tanporè donatè ki ka konnen ED ou oswa manm konsèy ou jwenn sa a espesyalman agréables.

Mansyonnen yon evènman ki sot pase ki donatè a te ale nan pral tou de raple donatè a nan yon eksperyans bèl epi ajoute otantisite nan nòt la. Konsidere gen yon pati nòt ekri ak volontè ki moun ki ka ekri nòt sou lèt oswa tache pòs-li nòt ak mesaj handwritten.

07 - Mete yon anvlòp repons

Mwen pa rekòmande mande pou yon lòt don nan yon lèt di ou mèsi. Onètman, ki vin moun ki pi plis pase ou panse. Sepandan, jis ki gen ladan yon anvlòp repons ta ka raple donatè a ki donasyon nan lavni yo akeyi yo.

Anpil donatè kenbe anvlòp sa yo epi sèvi ak yo pou yon kado pita ... oswa menm touswit. Andre Olsen nan Fundraising Fondamantal se trè chofe osijè de enkli anvlòp repons nan lèt di ou mèsi. Li te jwenn charite ki itilize taktik sa a pou donatè nouvo yo gen "2yèm pousantaj konvèsyon kado ki nenpòt kote nan 8% -12% pi wo pase sa yo òganizasyon ki pa gen ladan yo."

08 - Sèvi ak lèt la kòm yon resi taks

Donatè ou di ou mèsi kapab tou yon resi. Ou dwe bay yon resi chak ane pou rezon taks si yon donatè bay $ 250 oswa plis , epi ou ka enkli divilgasyon sa a avèk lèt sa a.

Mèsi lèt jodi a tipikman gen ladan divilgasyon yo apwopriye chak fwa yon donatè bay, si wi ou non sou entènèt, pa tcheke oswa atravè chak mwa bay .

Li se bon pratik kòm byen bay yon rezime de bay pou ane a nan kòmansman an nan pwochen ane a, jis nan moman an lè donatè yo anjeneral prepare retounen taks yo . Jis sonje ke yon resi se pa yon di ou mèsi . Resi a ta dwe yon pati minè nan lèt la.

09 - Envite plis patisipasyon

Li toujou bèl pou enkli yon envitasyon pou vizite ajans ou epi pou wè travay ou an premye.

Nan mond la jodi a kote ou ta ka mande don ki soti nan moun nan tout mond lan, angajman kapab rive nan medya sosyal . Ankouraje donatè ou a pou swiv òganizasyon ou sou Facebook ak Twitter oswa nenpòt lòt rezo sosyal ke ou patisipe nan.

Depi pa gen okenn lyen nan yon lèt lapòs, bay adrès sit entènèt ou ak Lè sa a, asire w ke bouton sosyal medya ou yo fasil jwenn.

Mete yon envitasyon eksplisit vizite sit entènèt la epi klike sou bouton sa yo epi enskri pou bilten imèl ou oswa lòt kominikasyon. Icons medya sosyal yo se kèk nan eleman ki pi enpòtan yo sou sit entènèt charite ou.

10 - Ajoute yon postscript epi bay enfòmasyon kontak

Nou se tout ekremeur. Se poutèt sa pi fò nan nou li pati nan tèt nan yon lèt ak Lè sa a, sote desann nan PS la Lè sa a, nou ka ale tounen ak li rès la nan lèt la. Machann lapòs dirèk konnen tout bagay sou PS la epi toujou gen ladan li. Pafwa yo gen plis pase yon sèl.

Pou PS a nan yon lèt di ou mèsi, ou ta ka vle refere ankò nan istwa a ou bay la ("Michael ak Jane yo san danje ak kè kontan paske nan ou") oswa mete enfòmasyon enpòtan kontak la.

Donatè yo ta dwe gen non, nimewo telefòn ak adrès imel yon moun nan òganizasyon an ke yo ka kontakte ak kesyon. Sèvis kliyantè se jis enpòtan pou ONG kòm pou biznis yo, kidonk li fasil pou yon donatè pou jwenn yon moun reyèl yo ta dwe gen yon pwoblèm.